Mục lục
1. Cấu tạo của máy photocopy
2. Các phím chức năng chính của máy photo
3. Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng máy photocopy cho người mới
4. Các điều cần lưu ý khi sử dụng máy photo
Bạn là người mới và chưa biết cách sử dụng máy photo trong văn phòng? Bài viết này của Huỳnh Gia Trading sẽ hướng dẫn chi tiết từ cấu tạo máy, chức năng các phím cho đến từng thao tác cơ bản như nạp giấy, điều chỉnh mực, chọn khổ giấy, giúp bạn sử dụng máy photocopy dễ dàng và đúng cách ngay từ lần đầu.
Cấu tạo của máy photocopy
Hiểu rõ các bộ phận chính của máy photocopy sẽ giúp người dùng vận hành hiệu quả và hạn chế hỏng hóc trong quá trình sử dụng. Dưới đây là bảng tổng hợp các thành phần quan trọng trong cấu tạo máy photocopy và chức năng của từng bộ phận:
|
Bộ phận |
Chức năng chính |
Lưu ý sử dụng |
|
Trống (Drum) |
Tạo hình ảnh sao chụp trên giấy. Bề mặt trống nhiễm điện và phản ứng với ánh sáng để tạo bản sao. |
Khi bản in bị mờ, lem → nên thay trống và thanh gạt để tránh trầy xước, giảm chất lượng in. |
|
Dạng bột (chủ yếu là carbon), bám lên giấy sau khi được làm nóng chảy nhờ nhiệt độ cao. |
Sử dụng mực mịn, chất lượng tốt để tránh tắc mực và kéo dài tuổi thọ máy. |
|
|
Bột từ |
Vận chuyển mực đến trống bằng từ tính, giúp mực bám đúng vị trí hình ảnh cần in. |
Nếu bản in nhạt dần dù mực còn → có thể do bột từ mất từ tính, cần thay bột từ mới. |
|
Lô sấy |
Trục kim loại có đèn nhiệt, giúp làm nóng chảy mực để dính chặt vào giấy. |
Bao gồm: đèn nhiệt, cầu chì nhiệt, cảm biến nhiệt (thăm nhiệt). |
|
Lô ép |
Trục cao su đặt song song lô sấy, có nhiệm vụ ép mực nóng chảy lên giấy để tạo bản in sắc nét. |
Hai lô quay ngược chiều nhau, một lô hỏng sẽ ảnh hưởng đến lô còn lại. |
|
Cao áp |
Tạo từ trường giúp nhiễm điện cho các bộ phận như trống, giấy và hỗ trợ hút mực. |
Gồm: cao áp nạp, cao áp hút và cao áp tách, mỗi loại có vai trò riêng trong quá trình in. |
|
Các bộ phận khác |
Gồm: bánh răng, đèn quét, motor, cuộn hút, cảm biến... hỗ trợ quá trình sao chụp diễn ra mượt mà. |
Cần vệ sinh định kỳ và thay thế đúng linh kiện chính hãng khi cần. |
Xem thêm: Mua máy photocopy chính hãng, giá rẻ và khuyến mãi nhất 2025
Các phím chức năng chính của máy photo
Hiện nay, đa số máy photocopy văn phòng đều sử dụng bảng điều khiển cảm ứng hoặc phím vật lý với giao diện thân thiện, dễ thao tác. Để sử dụng máy hiệu quả và đúng chức năng, bạn cần nắm rõ vai trò của các phím chức năng chính dưới đây:
|
Phím chức năng |
Công dụng |
|
Power |
Bật/tắt máy photocopy. |
|
Start |
Bắt đầu thao tác sao chụp, in hoặc scan tài liệu. |
|
Stop |
Dừng hoặc hủy thao tác đang thực hiện. |
|
Reset |
Đưa máy về cài đặt mặc định ban đầu. |
|
Fax / Scan / Copy |
Chuyển đổi giữa các chế độ fax, scan hoặc photocopy. |
|
Access |
Nhập tên và mật khẩu để truy cập vào máy (dành cho máy được cài bảo mật). |
|
Interrupt |
Tạm dừng thao tác đang thực hiện để thực hiện lệnh khác; nhấn lại để tiếp tục thao tác trước. |
|
Clear |
Xóa lệnh vừa nhập (ví dụ số lượng bản in) hoặc xóa cài đặt tùy chọn. |
|
Mode Check |
Kiểm tra lại các thiết lập hiện tại của máy. |
|
Mode Memory |
Lưu lại các cài đặt đã thiết lập để sử dụng sau. |
|
Proof Copy |
In thử một bản trước khi in hàng loạt. |
|
Contrast |
Điều chỉnh độ tương phản của màn hình hiển thị. |
|
Enlarge Display |
Phóng to giao diện màn hình để dễ nhìn hơn. |
|
Accessibility |
Cài đặt một số chế độ hỗ trợ người dùng cá nhân hóa thao tác. |
|
Phím số (Numeric Keypad) |
Nhập số lượng bản in, mã truy cập hoặc các cài đặt liên quan. |
Lưu ý khi sử dụng bảng điều khiển máy photo:
- Nếu máy sử dụng màn hình cảm ứng, bạn nên thao tác nhẹ tay để tránh làm hỏng cảm ứng.
- Một số dòng máy cho phép thay đổi ngôn ngữ hiển thị, bạn có thể chọn tiếng Việt hoặc tiếng Anh để dễ sử dụng.
- Các phím như Copy, Scan, Fax, Box,… có thể phát sáng (thường là màu xanh lá) khi được kích hoạt.
Xem thêm: Toner máy photo là gì? Phân biệt mực in, cách thay tiết kiệm
Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng máy photocopy cho người mới
Việc sử dụng máy photocopy lần đầu có thể khiến nhiều người cảm thấy bối rối. Tuy nhiên, các thao tác cơ bản thường khá giống nhau ở hầu hết các dòng máy phổ biến như Canon, Toshiba, Ricoh, HP… Chỉ cần nắm vững một số bước cơ bản dưới đây, bạn sẽ dễ dàng thao tác photocopy và làm quen với các tính năng nâng cao sau này.
Bước 1: Khởi động máy photocopy
Trước tiên bạn cần cắm dây nguồn và bật công tắc chính (Main Power) của máy. Sau đó, nhấn nút Power hoặc Auxiliary Power trên bảng điều khiển để khởi động thiết bị. Quá trình này thường mất vài phút để máy khởi động hoàn tất. Khi màn hình cảm ứng hiển thị đầy đủ các biểu tượng chức năng, điều đó có nghĩa là máy đã sẵn sàng để sử dụng.
Lưu ý: Nếu không dùng máy trong thời gian dài, nên tắt máy để tiết kiệm điện và tăng tuổi thọ thiết bị.
Bước 2: Đặt tài liệu cần photocopy
Mở nắp máy, đặt tài liệu úp xuống mặt kính sao cho khớp với các vạch căn chỉnh trên bề mặt. Nếu dùng khay nạp tự động (ADF), hãy đặt mặt cần sao chụp ngửa lên và canh theo thanh dẫn giấy.
Màn hình sẽ hiển thị thông báo như: “Place document face down” khi máy đã nhận diện tài liệu.
Bước 3: Nạp giấy vào máy (nếu cần)
Để nạp giấy vào máy photocopy đúng cách, bạn cần kéo ngăn đựng giấy ra nhẹ nhàng bằng hai tay, sau đó điều chỉnh thanh dẫn giấy sao cho khớp với khổ giấy đang sử dụng như A3, A4 hoặc A5.
Lưu ý không nên đặt giấy vượt quá vạch giới hạn trong khay để tránh tình trạng kẹt giấy trong quá trình vận hành. Nếu bạn sử dụng giấy đã in một mặt, hãy đảm bảo các mép giấy được làm phẳng và từng tờ được tách rời rõ ràng để tránh tình trạng cuốn nhầm hoặc lệch giấy khi in.
Xem thêm: Nguyên nhân và cách sửa máy in bị kẹt giấy đơn giản nhất
Bước 4: Tùy chỉnh các cài đặt sao chụp
Trên bảng điều khiển, bạn có thể:
- Chọn số lượng bản sao: Nhập số lượng bằng phím số.
- Chọn màu in: In trắng đen hoặc in màu (nếu máy hỗ trợ).
- Chọn kích thước giấy: Lựa chọn khay giấy phù hợp hoặc cài đặt khổ tùy chỉnh nếu cần.
- Chọn chế độ thu phóng (Zoom): Thu nhỏ hoặc phóng to tài liệu theo tỷ lệ mong muốn.
- Tùy chỉnh độ đậm nhạt: Dùng tùy chọn "Density" hoặc "Contrast" trên màn hình cảm ứng.
Nếu cần kiểm tra bản in trước khi in hàng loạt, bạn có thể dùng phím Proof Copy để in thử một bản.
Bước 5: Thực hiện thao tác photocopy
Nhấn phím Start hoặc Copy để bắt đầu quá trình sao chụp. Máy sẽ tiến hành xử lý và in bản sao theo đúng thiết lập bạn đã chọn.
Bước 6: Hoàn tất và thu tài liệu
Sau khi hoàn thành, máy sẽ trả bản sao ra khay chứa giấy đã in. Lấy tài liệu, kiểm tra lại chất lượng in. Nếu không sử dụng nữa, có thể nhấn Reset để đưa máy về trạng thái ban đầu.
Xem thêm: Kích thước máy photocopy của các thương hiệu phổ biến, nổi tiếng hiện nay
Các điều cần lưu ý khi sử dụng máy photo
Để máy photocopy vận hành ổn định, bền lâu và hạn chế sự cố, người dùng cần nắm rõ một số lưu ý quan trọng dưới đây.
- Lắp đặt đúng vị trí: Đặt máy ở nơi bằng phẳng, khô ráo, thoáng khí, cách tường ít nhất 20 - 25 cm. Tránh nơi có ánh nắng chiếu trực tiếp, gần máy lạnh, nguồn nhiệt hoặc khu vực ẩm ướt, nhiều bụi.
- Đảm bảo nguồn điện ổn định: Sử dụng nguồn điện riêng, tránh dùng chung với các thiết bị công suất lớn. Không kéo căng dây điện, tránh làm gãy hoặc gập dây gây nguy hiểm.
- Bảo quản vật tư đúng cách: Giấy, mực và linh kiện nên được bảo quản nơi thoáng mát, tránh ánh sáng trực tiếp và độ ẩm cao. Không để ghim, kẹp giấy hay vật thể lạ rơi vào khay giấy hoặc bên trong máy.
- Hạn chế tiếp xúc linh kiện nhạy cảm: Tránh chạm vào trống (drum), lô sấy hoặc các bộ phận có cảnh báo điện áp/nhiệt độ cao. Khi mở cửa máy xử lý kẹt giấy, thao tác nhẹ nhàng để tránh xước hoặc lệch linh kiện.
- Vệ sinh và bảo trì định kỳ: Thường xuyên lau sạch mặt kính, khay giấy và khe tản nhiệt để tránh bụi bẩn tích tụ. Kiểm tra và thay thế kịp thời các linh kiện hao mòn như trống, gạt mực, lô sấy.
Khi gặp sự cố, nên liên hệ kỹ thuật viên thay vì tự ý tháo máy nếu không có chuyên môn.
Trong bài viết trên, Huỳnh Gia Trading đã giúp bạn hiểu rõ cách sử dụng máy photo trong văn phòng chỉ với vài bước đơn giản. Khi đã quen tay, bạn hoàn toàn có thể khai thác thêm các chức năng nâng cao như scan, lưu tài liệu vào USB, gửi mail... tùy dòng máy. Việc nắm rõ thao tác cơ bản là nền tảng để bạn sử dụng thiết bị văn phòng này một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
