Scan là gì? Công dụng của scan? Làm sao để scan nhanh nhất?

Đăng vào lúc 14.09.2021

Sự phát triển của công nghệ scan đã đem đến nhiều sự tiện lợi, giúp nhiều người tiếp tiệm thời gian và bảo mật thông tin an toàn tuyệt đối. Vậy, scan là gì? Máy scan dùng để làm gì? Sự khác nhau giữa scan và ảnh chụp ra sao?  Các bước thực hiện scan giấy tờ bằng máy scan như thế nào? Đừng lo! Trong bài viết này, Huỳnh Gia sẽ giải đáp tất cả thắc mắc!

14092021_091523_6570_scanlagi1.jpg

Scan là gì? Cách sử dụng như thế nào?

Hiện nay, scan vẫn còn khá mới với nhiều người, bởi vậy họ chưa thật sự hiểu rõ scan là gì? Scan là như thế nào? Scan để làm gì? Công dụng của scan như thế nào? Vậy thì hãy cùng xem qua khái niệm về scan để hiểu rõ hơn, từ đó giúp bạn dễ dàng tìm kiếm một thiết bị scan tốt nhất.

Scan là gì?

Scan là gì? Scan là việc chuyển dữ liệu trên giấy tờ, tài liệu (sách, báo, tạp chí, văn bản, hợp đồng,….) hay hình ảnh trên giấy thành dữ liệu, hình ảnh, file lưu trữ trên máy tính, điện thoại thông qua ứng dụng scan trên smartphone, một chiếc máy scan hay máy in có tính năng scan.

Có thể hiểu, scan có hoạt động trái ngược so với máy in, máy photocopy khi chuyển các giấy tờ bản cứng sang file (tệp tin, tài liệu) “ảo” trên điện thoại, máy tính và có thể chuyển thành dạng văn bản Word, Excel để xử lý thêm.

14092021_091627_3948_scanlagi2.jpg

Scan là gì? Máy scan được ưa chuộng hiện nay là loại nào?

 

Scan ảnh, tài liệu là gì?

Dưới đây là những thông tin chi tiết về scan giấy tờ là gì? File scan là gì?

Khái niệm scan ảnh, tài liệu là gì?

Scan ảnh, tài liệu là việc chuyển dữ liệu trên giấy tờ (sách, văn bản, hồ sơ, hợp đồng,….) hoặc hình ảnh thành file dữ liệu trên điện thoại, máy tính để dễ dàng chuyển đổi dữ liệu, tìm kiếm dữ liệu và lưu trữ được mãi mãi. Sử dụng scan ảnh, scan tài liệu sẽ giúp bạn tránh khỏi sự hư hỏng, phai màu, rách và bảo mật dữ liệu an toàn hơn.

14092021_091712_9403_scanlagi3.jpg

Scan là gì Scan để làm gì?

Với những doanh nghiệp hoạt động lâu năm thì số lượng giấy tờ, công văn, hợp đồng, hồ sơ ngày càng tăng lên đáng kể, có những loại giấy tờ quan trọng cần lưu giữ lâu có nguy cơ bị mất, hư hỏng, rách thì scan là hình thức tốt nhất để giảm thiểu các nguy cơ rủi ro và tiết kiệm không gian lưu trữ cho doanh nghiệp.

Sau khi tìm hiểu scan là gì cũng đã giúp bạn có thêm thông tin hữu ích, vậy giữa ảnh scan và ảnh chụp khác nhau như thế nào?

Sự khác nhau giữa ảnh scan và ảnh chụp

Scan ảnh là quét hình ảnh trên giấy bằng quang học của máy scan, điện thoại. Ánh sáng được phát ra sẽ ghi nhận hình ảnh rồi lưu trữ thông tin dưới dạng ảnh kỹ thuật số. Việc chuyển hình ảnh trên giấy thành ảnh kỹ thuật số được lưu trữ trong một thiết bị như điện thoại, máy vi tính được gọi là scan ảnh.

Ảnh scan luôn cho ra hình ảnh trực quan và chính xác ngay tức thì từ bản gốc và scan sẽ hiển thị bằng file văn bản, còn nếu như chụp ảnh tài liệu thì sẽ cho kết quả ra file ảnh.

Công dụng của Scan

Một số công dụng khi sử dụng scan có thể bạn chưa biết:

Lưu trữ các tài liệu quan trọng

Sử dụng máy scan để số hóa tài liệu sẽ là “cánh tay” đắc lực giúp cho mỗi cá nhân hay doanh nghiệp giảm thiểu nguy cơ mất thông tin quan trọng và tiết kiệm chi phí in ấn.

Thông thường, việc lưu trữ tài liệu theo cách làm truyền thống sẽ xảy ra vấn đề thất lạc, rách, mất,... thông qua việc sử dụng scan các tài liệu sẽ được sao lưu và bảo quản một cách cẩn thận.

14092021_091756_1374_scanlagi4.jpg

Scan là gì? Scan giúp lưu trữ tài liệu quan trọng

Độ bảo mật thông tin an toàn tuyệt đối

Lưu trữ thông tin scan lên máy (dạng file PDF) và cài đặt mã truy cập bảo mật các nội dung quan trọng giúp tài liệu được bảo mật an toàn. Chỉ những người được cấp quyền truy cập mới đọc được tài liệu.

Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, thuận tiện

Việc chuyển tất cả tài liệu giấy sang file lưu trữ trên máy sẽ giúp bạn dễ dàng sắp xếp thông tin và phân loại theo từng nhóm khác nhau, từ đó dựa vào công cụ lọc để có thể tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, đơn giản.

Hơn nữa, scan tích hợp thêm tính năng chia sẻ tài liệu qua email, công cụ đám mây hoặc các ứng dụng bên thứ ba, điều này giúp bạn có thể truy cập tài liệu từ xa ở bất cứ nơi nào mà không cần phải có mặt trên công ty.

14092021_091841_9837_scanlagi5.jpg

Scan là gì? Scan giúp tìm kiếm thông tin nhanh chóng

Các loại tài liệu có thể scan

Một số loại tài liệu có thể scan như:

  • Scan sách, tạp chí, báo,...
  • Scan hồ sơ, hợp đồng, công văn, văn bản lưu trữ tại công ty.
  • Scan bản vẽ.
  • Scan bài giảng, giáo trình.
  • Dịch vụ chuyển đổi dữ liệu file scan từ chuyển đổi từ IMG (file ảnh) thành file PDF, chuyển đổi từ file PDF thành file Word và ngược lại.
  • Dịch vụ căn chỉnh tài liệu, xóa chữ trong file scan.

Các bước scan giấy tờ bằng máy scan

Sau đây là các bước scan giấy tờ bằng máy scan: 

Bước 1: Đặt tài liệu vào máy scan

Kết nối máy tính vào máy scan, sau đó úp tài liệu hay hình ảnh cần scan vào mặt kính ngay ngắn theo đúng vị trí hình mũi tên hoặc số 0 đã được đánh dấu trên máy.

14092021_091924_1744_scanlagi6.jpg

Scan là gì? Đặt tài liệu lên máy scan

Bước 2: Điều chỉnh cài đặt máy scan trên phần mềm scan

Tiếp đến, mở phần mềm scan để điều chỉnh scan tài liệu theo ý muốn như trắng, đen, màu, kích thước,... Sau đó, nhấn nút scan trên phần mềm hoặc trên máy scan để bắt đầu in tài liệu.

Tài liệu sau khi đã được scan xong, phần mềm sẽ cung cấp cho bạn một số tùy chọn chỉnh sửa khác như điều chỉnh xoay ảnh và lưu theo định dạng file mong muốn hoặc mặc định.

14092021_092150_9804_scanlagi7.jpg

Chỉnh sửa cài đặt máy scan

Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu

Sau khi scan xong, bạn có thể chỉnh sửa tài liệu bằng chương trình chỉnh sửa (Adobe Acrobat) để chuyển đổi file dưới dạng PDF hoặc sắp xếp các loại tài liệu khác nhau thành file tổng.

14092021_092101_834_scanlagi8.jpg

Chỉnh sửa tài liệu

Với sự phát triển của công nghệ như hiện nay thì việc sử dụng máy scan là điều rất cần thiết. Qua thông tin về scan là gì và hướng dẫn các bước scan giấy tờ bằng máy scan đã giúp bạn biết cách thực hiện sao cho đúng nhất. Nếu như bạn đang có nhu cầu cần tìm đến với dịch vụ cho thuê máy scan thì đừng ngần ngại liên hệ với Huỳnh Gia. Huỳnh Gia với máy móc hiện đại cho hình ảnh scan sắc nét, chân thực, độ phân giải cao và giá thành cạnh tranh nhất.

popup

Số lượng:

Tổng tiền:

HuynhGia Trading
ĐĂNG NHẬP
Nhận nhiều ưu đãi hơn