Scan là gì? Công dụng của scan? Làm sao để scan nhanh nhất?

Đăng vào lúc 05.10.2022
Máy scan là một trong những loại máy chuyên dùng để quét các tài liệu, hình ảnh phục vụ cho các công việc văn phòng. Không chỉ thực hiện scan bằng máy scan chuyên dụng mà công cụ này cũng tích hợp trên nhiều loại máy khác nhau như: máy photocopy, điện thoại di động,... Vậy thực chất Scan là gì? Công dụng của scan như thế nào? Hãy đọc bài viết dưới đây để được giải đáp hết những thắc mắc ngay nhé!

Máy scan là gì? Scan là gì?

Trước khi biết được cách scan hay các công dụng của nó thì chúng ta cần phân biệt một số khái niệm sau để hiểu rõ được công cụ này. Tham khảo một số giải thích của các khái niệm dưới đây.

Máy scan là gì?

Máy scan hay còn gọi là máy quét, được biết đến như một thiết bị chụp và chuyển các hình ảnh trên bề mặt quét thành các tệp dữ liệu được lưu trữ lại trên một tệp trên máy. Không chỉ được lưu trữ trên bộ nhớ máy mà máy scan còn có chức năng truyền tải vào trong các thiết bị máy tính được kết nối.  

Scan là gì? 

Scan là một công cụ được tích hợp trong máy scan dùng để thực hiện chuyển các dữ liệu cứng (tài liệu, văn bản, giấy tờ, sách báo,..) thành dữ liệu mềm. Công cụ scan có các hoạt động trái ngược so với máy in hay các loại máy photocopy. Với máy in hay máy photocopy sẽ chuyển các tập tin mềm thành các loại văn bản trên giấy.  

Scan ảnh, tài liệu là gì?

Scan là gì? Là một trong những câu hỏi hay được thắc mắc

Scan là gì? Là một trong những câu hỏi hay được thắc mắc 

Ngoài cần hiểu scan là gì? Cũng cần hiểu thêm về khái niệm Scan ảnh, tài liệu là gì? Ảnh scan là gì? Hay bản scan là gì? Những khái niệm này đa số là có nghĩa giống nhau nhưng cần có một giải thích chung để tránh gây hiểu lầm. 

Scan ảnh, tài liệu là việc chuyển dữ liệu trên giấy tờ (sách, văn bản, hồ sơ, hợp đồng,….) hoặc hình ảnh thành file dữ liệu trên điện thoại, máy tính để dễ dàng chuyển đổi dữ liệu, tìm kiếm dữ liệu và lưu trữ được lâu dài. Sử dụng scan ảnh, scan tài liệu sẽ giúp bạn tránh khỏi sự hư hỏng, phai màu, rách và bảo mật dữ liệu an toàn hơn.  
Với những doanh nghiệp hoạt động lâu năm thì số lượng giấy tờ, công văn, hợp đồng, hồ sơ ngày càng tăng lên đáng kể. Không những vậy, có những loại giấy tờ quan trọng cần lưu giữ lâu có nguy cơ bị mất, hư hỏng, rách. Scan là một trong những hình thức tốt nhất để giảm thiểu các nguy cơ rủi ro và tiết kiệm không gian lưu trữ cho doanh nghiệp.

Sự khác nhau giữa ảnh scan và ảnh chụp 

Scan ảnh là quét hình ảnh trên giấy bằng quang học của máy scan, điện thoại. Ánh sáng được phát ra sẽ ghi nhận hình ảnh rồi lưu trữ thông tin dưới dạng ảnh kỹ thuật số. Việc chuyển hình ảnh trên giấy thành ảnh kỹ thuật số được lưu trữ trong một thiết bị như điện thoại, máy vi tính được gọi là scan ảnh. Còn các ảnh chụp tài liệu vẫn sẽ đưa ra các file mềm nhưng ảnh sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: ánh sáng, góc máy, chất lượng,...

Một số công dụng của Scan

Scan được đa dạng các loại tài liệu 

Công cụ scan tài liệu không chỉ scan các loại văn bản như: hồ sơ, hợp đồng, công văn, văn bản lưu trữ tại công ty,... Có số lượng ít. Mà còn scan các loại sách, báo, tạp chí, giáo trình, bài giảng các loại. Ngoài ra, để cho ra những file rõ nét, chi tiết scan những bản vẽ cũng trở thành một trong những giải pháp tối ưu nhất hiện nay. 

Lưu trữ và quản lý các tài liệu quan trọng 

Sử dụng máy scan để số hóa tài liệu sẽ là “cánh tay” đắc lực giúp cho mỗi cá nhân hay doanh nghiệp giảm thiểu nguy cơ mất thông tin quan trọng và tiết kiệm chi phí in ấn. Thông thường, việc lưu trữ tài liệu theo cách làm truyền thống sẽ xảy ra vấn đề thất lạc, rách, mất,... thông qua việc sử dụng scan các tài liệu sẽ được sao lưu và bảo quản một cách cẩn thận.

Tìm kiếm các tài liệu nhanh chóng 

Scan thường dùng để chuyển đổi các file trên giấy thành file mềm

Scan thường dùng để chuyển đổi các file trên giấy thành file mềm  

Việc chuyển tất cả tài liệu giấy sang file lưu trữ trên máy sẽ giúp bạn dễ dàng sắp xếp thông tin và phân loại theo từng nhóm khác nhau, từ đó dựa vào công cụ lọc để có thể tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, đơn giản. Hơn nữa, scan tích hợp thêm tính năng chia sẻ tài liệu qua email, công cụ đám mây hoặc các ứng dụng bên thứ ba, điều này giúp bạn có thể truy cập tài liệu từ xa ở bất cứ nơi nào mà không cần phải có mặt trên công ty. 

Các bước scan giấy tờ, tài liệu bằng máy scan  

24082022_091548_5473_cac-buoc-scan-thuc-hien-rat-de-dang.jpg

Các bước scan thực hiện rất dễ dàng 

Sau khi biết được các thông tin về scan là gì cùng với một số khái niệm tương tự. Để thực hiện scan tài liệu một cách nhanh chóng nhất thực hiện cách sử dụng máy scan theo các bước dưới đây:

  • Bước 1: Đặt tài liệu vào máy scan. Thực hiện lần lượt các thao tác: Kết nối máy tính với máy scan → đặt tài liệu, hình ảnh vào mặt kính theo đúng vị trí mũi tên (hoặc số 0 tùy loại máy) đã được đánh dấu.
  • Bước 2: Điều chỉnh cài đặt máy scan trên phần mềm scan. Có thể điều chỉnh phần tài liệu scan theo các định dạng mong muốn như: kích thước, màu, trắng, đen,... Sau đó nhấn nút scan trên phần mềm.
  • Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu. Sau khi scan xong có thể tiếp tục chỉnh sửa tài liệu bằng chương trình chỉnh sửa Adobe Acrobat để chuyển đổi file dưới dạng PDF hoặc sắp xếp các loại tài liệu khác nhau thành file tổng.

>> Xem thêm: cách lấy file scan từ máy photo toshibalấy file scan từ máy photo ricoh

Các thông tin trên đã giải đáp tất cả những thắc mắc của bạn về “Scan là gì?” và một số định nghĩa tương đồng khác. Nếu vẫn còn những thắc mắc về các thông tin hay muốn mua và tìm hiểu các loại máy photo có chức năng scan tốt nhất trên thị trường, liên hệ ngay với Huỳnh Gia Trading qua SĐT: 1900 2283 - 0909 282 566 để được tư vấn tận tình nhất.