Cách cài đặt và lấy file scan từ máy photocopy Ricoh

Đăng vào lúc 05.10.2022
Khi thực hiện các thao tác photocopy tài liệu, ngoài việc lấy những bản cứng thì việc lưu trữ lấy file scan đã xuất cũng rất quan trọng. Lưu trữ các file trong các Folder (thư mục) trong máy tính sẽ giúp chúng ta dễ dàng tìm lại mỗi khi cần thiết. Vậy có nên cài scan máy photo ricoh? Có những cách nào lấy file scan từ máy photo ricoh? Đọc bài viết dưới đây để được hướng dẫn cụ thể ngay nhé! 

“Scan to Folder” ở máy photocopy Ricoh là gì? 

“Scan to Folder” ở máy photocopy Ricoh

“Scan to Folder” ở máy photocopy Ricoh 

Scan là gì? Scan to Folder là một trong những thuật ngữ chỉ cách scan tài liệu trên máy photocopy gửi đến folder trên máy tính. Không những scan giúp tài liệu được lưu trữ dễ dàng, an toàn. Bên cạnh đó, khi gửi đến đúng tệp đã được phân loại, tài liệu được dễ dàng tìm kiếm khi cần kiểm tra lại. 

Một số thuật ngữ cần biết để lấy file scan từ máy photo ricoh dễ dàng

Trước khi thao tác lấy file scan từ máy photo ricoh một cách dễ dàng và nhanh chóng nhất. Hiểu biết một số thuật ngữ dưới đây sẽ khiến thao tác Scan to Folder không còn bỡ ngỡ. 

Local Network (mạng nội bộ) 

Mạng nội bộ

Mạng nội bộ 

Local Network được hiểu là một hệ thống kết nối máy tính với các thiết bị ngoại vị trong cùng một hệ thống mạng nội bộ. Thông qua hệ thống này người dùng có thể kết nối các máy tính hay máy photocopy Ricoh được thuận lợi và hiệu quả ngay cả khi không có mạng internet.

Permission to access Folder (quyền truy cập thư mục)

Permission to access Folder là một trong những tài khoản đã được người dùng đăng ký trên trang web quản lý nội bộ và đã được hoàn thành xác nhận trên máy photocopy Ricoh. Khi có quyền truy cập thư mục mới có thể tiến hành Scan và lấy file scan từ máy photo ricoh.

Path (đường dẫn) 

Là đường dẫn từ máy photo toshiba đến các thư mục (folder) trên máy tính được kết nối qua mạng LAN của từng người dùng. 

User Name (tên người dùng)

User Name được hiểu là tên người dùng trên máy photocopy tương ứng User trên các máy tính. User Name dùng để xác thực khi máy photocopy Scan xong và gửi file tới Folder người dùng. 

Tại sao nên sử dụng Scan to Folder của máy photo Ricoh chính hãng? 

Các lý do mà nên tận dụng sử dụng chức năng Scan to Folder của máy photo Ricoh là: 
  • Khả năng bảo mật cao: 
Sử dụng chức năng Scan To Folder để lấy file scan từ máy photo ricoh, người dùng sẽ được yên tâm khi các file tài liệu được lưu trữ trong từng folder được phân loại riêng biệt. 
Ngoài ra, không giống như lưu trữ bằng tài liệu cứng sẽ có nguy cơ bị mất tài liệu hoặc đánh cắp thông tin một cách dễ dàng. 
  • Hỗ trợ cho người dùng quản lý tài liệu hiệu quả:

Khi thực hiện lấy file scan từ máy photo ricoh đưa đến máy tính, những file tài liệu được Scan từ User được lưu trữ thông qua ổ cứng của thiết bị. Sau đó chuyển tới Folder xác thực cho từng User trên máy tính. Với quy trình như vậy, việc phân loại theo yêu cầu hoặc lấy tài liệu khi cần thiết, được thực hiện logic và hiệu quả. 

  • Tương thích với mọi hệ điều hành trên máy tính: 
Việc cài Scan máy photo Ricoh hoàn toàn tương thích với các hệ điều hành gồm win 7, win 8 hoặc win 10. 
Điều này giúp quá trình sử dụng được hiệu quả cao, thuận lợi khi chuyển đổi như mong muốn.

Cách cài đặt Scan to folder và cách lấy file scan từ máy photocopy ricoh

Cách lấy file scan từ máy photocopy ricoh

Cách sử dụng máy scan và cách lấy file Scan từ máy photo Ricoh sẽ thông qua tiến trình sau:
  • Bước 1: Vào giao diện Scan của máy Ricoh → STORE FILE → STORE TO HDD.
  • Bước 2: Đặt tài liệu cần Scan vào khay tự động hoặc trên mặt gương của máy photocopy Ricoh.
  • Bước 3: Nhấn nút START
  • Bước 4: Vào Web Image Monitor của máy photocopy → Nhập IP của máy photo vào trình duyệt chrome → Chọn mục DOCUMENT SERVER → File Scan → Chọn PDF 
  • Bước 5: Tải file xuống và lưu trữ vào các folder  

Cách cài Scan to folder

Với những loại máy photocopy hiện đại như Ricoh đều được trang bị đầy đủ các chức năng cơ bản, hiện đại như: Photocopy, in,Scan, Fax,... Việc thực hiện cài scan máy photo Ricoh tùy thuộc vào từng hệ điều hành của máy tính. 
Nhưng cách cài scan máy photo Ricoh đến folder máy tính sẽ thực hiện những quy trình sau:
  • Bước 1: Tạo 1 Folder trên máy tính mà có kết nối mạng LAN với thiết bị máy photocopy Ricoh. Sau đó, người dùng tiến hành chọn chức năng Share  → Nhấn chuột phải vào folder vừa tạo →  chọn Property/Security → Thêm Everyone → Chọn Full Control   
 Tạo 1 Folder trên máy tính
  • Bước 2: Thực hiện lần lượt các thao tác để cài Scan vào máy photo: Control Panel →  Windows Firewall → Tích vào lệnh Turn Off.
 Thực hiện lần lượt các thao tác để cài Scan 
  • Bước 3: Kiểm tra địa chỉ IP của máy photocopy. Sau đó vào trang web quản lý thiết bị → Mở Chrome → Nhập địa chỉ IP của máy vào trang theo yêu cầu.
  • Bước 4: Đăng nhập thông tin của User: admin và Password: để trống 
Đăng nhập thông tin
  • Bước 5: Chọn mục Address Book  → Add User
Chọn mục Address Book
  • Bước 6: Tiến hành nhập tên người dùng Name và Key Display theo yêu cầu 
Tiến hành nhập tên người dùng
  • Bước 7: Tại mục Folder Authentication nhập tên User và mật khẩu (mật khẩu thường là mật khẩu mở máy tính hoặc nhấn nút Change để tạo mật khẩu)
Nhập tên User và mật khẩu
  • Bước 8: Tại mục Path điền đường dẫn tới thư mục Scan bằng cách thực hiện các thao tác: Nhấn chuột phải My Computer → Chọn Properties để xem tên máy.  Sau đó vào Start → Run → Nhập tên máy tính.
  • Bước 9: Nhấn vào Save → Add Another → Logout để hoàn thành. 

>> Xem thêm: Cách lấy file scan từ máy photo toshibalấy file scan từ máy photo ricoh, cách in tài liệu thu nhỏ 

Với “cách cài đặt và lấy file scan từ máy photocopy Ricoh” mà Huỳnh Gia Trading hướng dẫn cho bạn, hy vọng rằng bạn sẽ dễ dàng có thể thực hiện các thao tác một cách dễ dàng. Nếu bạn còn đang băn khoăn muốn tìm mua hay thắc mắc những thông tin về máy photocopy Ricoh, liên hệ ngay với chúng tôi qua ĐT: 1900 2283 - 0909 282 566 để được tư vấn ngay nhé!