Hướng dẫn chi tiết cách scan tài liệu từ máy photocopy đơn giản nhất

Những chiếc photocopy khi phải tích hợp nhiều tính năng trong một thiết bị dẫn đến tình trạng “bị rối” khi sử dụng các tính năng từ máy photocopy. Bài viết dưới đây, Huỳnh Gia Trading sẽ hướng dẫn chi tiết cách scan bằng máy photo qua các thiết bị hoặc với một số máy photocopy phổ biến đơn giản nhất mà bạn có thể làm theo.

Scan là gì?

Scan hay còn gọi là máy quét. Đây là thiết bị sử dụng công nghệ quang học để chuyển đổi thông tin từ các tài liệu giấy hoặc thẻ cứng (như namecard) thành dữ liệu số, hình ảnh hoặc file lưu trữ trên máy tính hoặc điện thoại. Quá trình này sử dụng công nghệ ánh sáng để quét các tài liệu dạng bản cứng và chuyển chúng thành bản mềm có thể lưu trữ và xử lý.

Kết quả sau khi quét thường được lưu dưới các định dạng phổ biến như JPEG, PDF, BMP và người dùng có thể lựa chọn định dạng phù hợp với yêu cầu công việc. Máy scan giúp chuyển đổi tài liệu giấy thành file số có thể chỉnh sửa hoặc chia sẻ dễ dàng, khác biệt so với máy photocopy, nơi tài liệu bản mềm được chuyển thành bản cứng (giấy).

>> Xem thêm: Scan là gì? Bản scan là gì? Cách scan hình ảnh đơn giản nhất

Khi nào thì cần sử dụng scan tài liệu?

Scan tài liệu là giải pháp hiệu quả để chuyển đổi giấy tờ truyền thống thành file mềm, giúp doanh nghiệp lưu trữ và quản lý dữ liệu an toàn hơn. Khi cần bảo vệ tài liệu quan trọng, hạn chế thất lạc hoặc muốn tối ưu không gian lưu trữ, scan chính là lựa chọn cần thiết.

Việc số hóa tài liệu còn giúp bạn dễ dàng truy cập, chia sẻ hoặc khôi phục khi cần. Các file scan có thể lưu dưới dạng PDF và thiết lập mã bảo mật, vừa bảo vệ thông tin nhạy cảm vừa đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu trong quá trình sử dụng.

Ngoài ra, scan tài liệu giúp giảm nhu cầu in ấn, tiết kiệm chi phí vận hành và tăng hiệu suất làm việc nhờ khả năng tìm kiếm và xử lý dữ liệu nhanh hơn nhiều so với tài liệu giấy.

Tại sao nên dùng máy photocopy để scan tài liệu?

Các thiết bị hỗ trợ scan tài liệu

Hiện nay, có nhiều thiết bị và ứng dụng hỗ trợ scan tài liệu nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của người dùng. Một số lựa chọn phổ biến gồm:

• Điện thoại thông minh với các ứng dụng scan chuyên dụng như Adobe Scan, Office Lens, CamScanner,… cho phép scan nhanh trong những tình huống linh hoạt.
• Máy scan chuyên dụng, phù hợp với nhu cầu xử lý số lượng tài liệu lớn, yêu cầu độ chính xác và tốc độ cao.
• Máy photocopy tích hợp chức năng scan, là giải pháp tối ưu cho văn phòng nhờ sự tiện lợi và chất lượng ổn định.

Mỗi thiết bị có ưu điểm riêng, tuy nhiên đối với môi trường doanh nghiệp yêu cầu độ nét, tốc độ và khả năng xử lý file tốt, máy photocopy là lựa chọn toàn diện hơn.

Chức năng scan tài liệu trên máy photocopy

Máy photocopy không chỉ phục vụ việc in ấn mà còn tích hợp chức năng scan mạnh mẽ, giúp tối ưu toàn bộ quy trình làm việc. Những lý do nổi bật khiến máy photocopy phù hợp để scan tài liệu gồm:

• Giảm thao tác chuyển đổi giữa nhiều thiết bị, cho phép scan – lưu – gửi file trực tiếp từ một máy duy nhất.

• Chất lượng scan cao, đảm bảo chữ, hình ảnh và ký tự rõ nét, hạn chế mờ nhòe và tối ưu độ chính xác khi lưu trữ hoặc in lại.
• Hỗ trợ lưu file mềm nhanh chóng, và gửi thẳng sang máy tính, email hoặc thiết bị có cùng mạng nội bộ.
• Tiết kiệm không gian và chi phí, vì máy photocopy tích hợp nhiều chức năng trong một thiết bị.
• Khác biệt hoàn toàn so với chụp ảnh bằng điện thoại – file scan chuẩn định dạng tài liệu, phù hợp cho nộp hồ sơ, trao đổi công việc và sử dụng trong môi trường chuyên nghiệp.

Máy photocopy vì thế trở thành công cụ quan trọng trong văn phòng hiện đại, giúp các doanh nghiệp tối ưu năng suất và đảm bảo chất lượng tài liệu ở mức tốt nhất.

Xem thêm: Photo sổ hộ khẩu không cần tháo ghim như thế nào?

Hướng dẫn cách scan bằng máy photocopy theo yêu cầu

Dưới đây là các bước hướng dẫn cách scan bằng máy photocopy để giúp bạn thực hiện các thao tác một cách dễ dàng và hiệu quả.

1. Scan tài liệu bình thường

Để scan tài liệu bình thường, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Đặt tài liệu cần scan lên mặt kính của máy photocopy. Đảm bảo tài liệu được đặt ngay ngắn và áp sát vào mặt kính theo đúng vị trí đã đánh dấu.
• Bước 2: Trên máy tính, mở phần mềm scan, chọn Start > All Programs > Accessories > Scanner and Camera Wizard. Tiếp theo, nhấn Next.
• Bước 3: Trong phần Choose Scanning Preferences, chọn Picture Type và nhấn Next. Sau đó, trong phần Picture Name and Destination, nhập tên file, chọn định dạng JPG hoặc PDF và chọn nơi lưu file. Nhấn Next.
• Bước 4: Nhấn Scan trên máy photocopy để bắt đầu quét tài liệu. Khi hoàn tất, kiểm tra tài liệu đã quét và nếu hài lòng, nhấn OK và chọn Finish.

>> Xem thêm: Cách lấy file scan từ máy photo Toshiba chi tiết nhất

2. Scan màu

Để scan tài liệu màu, các bước thực hiện tương tự như khi scan tài liệu bình thường. Tuy nhiên, trong Bước 2, bạn cần chọn Full Color hoặc Text Photo để scan màu. Các bước tiếp theo giống như khi quét tài liệu bình thường.

3. Scan 2 mặt

Để scan tài liệu hai mặt, làm theo các bước sau:

• Bước 1: Thực hiện như khi scan tài liệu bình thường.
• Bước 2: Trong phần Choose Scanning Preferences, chọn Tablet hoặc Original Feed Type, sau đó chọn 2 Sided Original để bắt đầu scan hai mặt.

Quy trình cách scan tài liệu từ máy photocopy với các thiết bị khác nhau

Việc tích hợp quá nhiều chức năng trên máy photocopy đôi khi khiến người dùng, đặc biệt là người mới, dễ nhầm lẫn và thao tác chậm. Để giúp bạn thực hiện scan nhanh hơn, dưới đây là quy trình đơn giản hóa theo từng dòng máy, vì mỗi loại máy photocopy sẽ có cách scan tài liệu sang máy tính khác nhau cần lưu ý.

Cách scan tài liệu từ máy photocopy Ricoh

Để có cách scan tài liệu từ máy  photocopy Ricoh vào máy tính đầu tiên bạn phải thành thạo và hiểu hầu hết các chức năng phím của máy để có thể sử dụng một cách dễ dàng nhất. Để thực hiện thao tác scan, thực hiện lần lượt theo các bước dưới đây:

Bước 1: Khởi động máy và nạp bản gốc vào đúng khay trên màn hình photocopy.

Bước 2: Thực hiện lần lượt các thao tác chọn“ Store File” - “Store Only” để đặt lệnh scan bản gốc tài liệu vừa được đặt trên khay.

Bước 3: Đổi tên File (giúp phân biệt với các file khác có sẵn trong máy). Tiếp tục nhấn “OK”

Bước 4: Chọn lệnh theo đúng nhu cầu cần scan. Dựa vào các lệnh sau để phân biệt nên chọn nút lệnh nào cho phù hợp:

• Scan màu chọn “Full Color/ Text photo”.
• Scan đen trắng chọn “Black & White text” .
• Scan 1 mặt chọn thao tác lần lượt  “Original Feed Type” - “1 Sided Original”.
• Scan 2 mặt chọn thao tác lần lượt“Original Feed Type” - “2 Sided Original”.
• Sắp xếp các file scan chọn “Send File Type / Name”.
• Scan mỗi trang thành 1 file chọn “Single Page”.
• Scan nhiều trang thành 1 file chọn “Multi Page”.

Bước 5: Nhấn “OK” để hoàn thành chuỗi thao tác đã thực hiện.

Bước 6: Nhấn “Start” và đợi file Scan xuất ra bản mềm.

Cách scan tài liệu từ máy photocopy Toshiba

Với máy photo toshiba để tiến hành cách scan tài liệu từ máy photocopy, chúng ta cũng tương tự thực hiện một chuỗi thao tác. Những chuỗi thao tác được thực hiện qua những bước như sau:

Bước 1: Khởi động máy và nạp bản gốc vào đúng khay trên màn hình photocopy.

Bước 2: Thực hiện lần lượt các thao tác chọn  “Scanner” - “Store File” - “Store Only”. Để bắt đầu đặt lệnh Scan trên máy.

Bước 3: Đổi tên file tài liệu Scan.

Bước 4: Thực hiện thao tác “Edit”. Sau đó chọn những chế độ cần thực hiện, những chế độ Scan như sau:

• Scan 1 mặt chọn “Single”.
• Scan 2 mặt chọn  “Tablet”.
• Scan toàn bộ các thông tin có thể gồm chữ và ảnh chọn “Text/photo”.
• Scan chữ riêng chọn “Text”.

Bước 5: Để xác nhận chuỗi thao tác và hoàn thành thực hiện các lệnh “Enter” - “Start”.

Cách scan tài liệu từ máy photocopy canon

Đối với dòng máy photocopy canon không giống như hai dòng máy ricoh và toshiba, hầu hết các loại thuộc hai dòng này đều hỗ trợ tính năng Scan tài liệu hay hình ảnh. Với dòng máy photocopy canon trước khi tìm cách scan tài liệu từ máy photocopy canon vào máy tính thì phải kiểm tra xem dòng máy của bạn có hỗ trợ chức năng Scan tài liệu hay không? Nếu máy của bạn có hãy thao tác theo các bước dưới đây:

• Bước 1: Khởi động máy (ấn nút nguồn nằm trên máy)
• Bước 2: Đặt tài liệu vào đúng khay trên màn hình máy photocopy.
• Bước 3: Thực hiện lần lượt các thao tác “Scanner” - “Manual Entry” (trên màn hình).
• Bước 4: Nhấn vào phần “Enter E-mail” và điền chỉ email của bạn.
• Bước 5: Nhấn “OK” để hoàn tác các thao tác đã làm sau đó đợi tài liệu tải lên file mềm.

Cách chuyển file scan tài liệu từ máy photocopy vào máy tính

Sau khi thực hiện xong các thao tác để Scan tài liệu để có thể lưu trữ hoặc chuyển qua một số thiết bị khác bằng bản mềm bạn có thể thực hiện các thao tác sau để lấy file từ máy photocopy một cách nhanh chóng nhất.  Vào máy tính thực hiện lần lượt các thao tác. Gõ “Start” -  “Run” - nhập địa chỉ IP đã đặt cho máy photocopy. Sau đó vào thư mục “File Share” trên máy photo để nhận được các thông tin, tài liệu vừa thực hiện Scan.

Một số sự cố thường gặp và cách khắc phục

1. Máy không nhận tài liệu

Nguyên nhân:

• Giấy kẹt trong máy: Giấy có thể bị kẹt trong quá trình in hoặc scan, gây cản trở việc quét tài liệu.
• Cảm biến tài liệu bị hỏng: Máy có thể không nhận được tài liệu nếu cảm biến quét bị bẩn hoặc hỏng.
• Tài liệu không đúng kích thước: Nếu tài liệu quá lớn hoặc quá nhỏ, máy không thể nhận diện đúng kích thước để quét.

Cách khắc phục:

• Kiểm tra và loại bỏ giấy kẹt: Mở nắp máy và kiểm tra các khu vực có thể bị kẹt giấy. Loại bỏ giấy kẹt một cách cẩn thận.
• Làm sạch cảm biến: Dùng khăn mềm và sạch để lau nhẹ các cảm biến của máy, giúp chúng hoạt động chính xác.
• Điều chỉnh kích thước tài liệu: Đảm bảo tài liệu được đặt đúng vị trí và kích thước tương thích với khay và cảm biến của máy.

Tham khảo thêm: Nguyên nhân và cách sửa máy in bị kẹt giấy đơn giản nhất

2. Vấn đề file được scan

Nguyên nhân:

• Lỗi định dạng file: Có thể bạn không thể mở được file scan, hoặc file bị hỏng.
• Chất lượng file scan: Hình ảnh scan mờ, màu sắc không chính xác, hoặc bị gãy, thiếu trang.
• Vấn đề bảo mật: File bị mã hóa hoặc quyền truy cập bị hạn chế, gây khó khăn khi mở file.

Giải pháp:

• Kiểm tra ứng dụng mở file: Đảm bảo bạn đang sử dụng ứng dụng đúng để mở file (ví dụ: Adobe Reader cho PDF, hoặc một phần mềm hỗ trợ định dạng ảnh)
• Sử dụng phần mềm khôi phục file: Nếu file bị hỏng, bạn có thể sử dụng các phần mềm khôi phục dữ liệu để phục hồi file scan.
• Tra cứu tài liệu hỗ trợ online: Nếu gặp vấn đề liên quan đến file scan, bạn có thể tham khảo các tài liệu hỗ trợ từ nhà sản xuất hoặc diễn đàn trực tuyến để tìm giải pháp.

3. Máy photocopy không hoạt động

Nguyên nhân:

• Thiếu nguồn điện: Máy không nhận nguồn điện hoặc cáp nguồn bị lỏng.
• Bộ phận hỏng: Một số bộ phận như trục quay, khay giấy hoặc động cơ có thể bị hỏng.
• Giấy kẹt: Nếu giấy bị kẹt trong máy, máy sẽ không hoạt động bình thường.
• Cài đặt không chính xác: Cài đặt máy không đúng hoặc bị thay đổi có thể khiến máy không hoạt động.

Cách khắc phục:

• Kiểm tra kết nối điện: Đảm bảo cáp nguồn được cắm chắc chắn và máy đang nhận điện đầy đủ.
• Khởi động lại máy: Tắt và bật lại máy photocopy để khắc phục các lỗi tạm thời.
• Làm sạch và kiểm tra bộ phận bên trong: Kiểm tra và làm sạch các bộ phận như trục quay, khay giấy, hoặc các bộ phận có thể bị tắc nghẽn.
• Đặt lại cài đặt máy: Kiểm tra và thiết lập lại cài đặt máy theo hướng dẫn của nhà sản xuất nếu máy không hoạt động đúng.

Bài viết trên đã cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách scan bằng máy photo trên các dòng máy Ricoh, Toshiba và các vấn đề thường gặp khi sử dụng chức năng scan. Mục đích của bài viết là giúp bạn thực hiện các thao tác scan tài liệu dễ dàng và hiệu quả. Để tìm hiểu thêm về dịch vụ cho thuê máy photocopy chất lượng, hãy truy cập ngay website Huỳnh Gia Trading.

Thông tin liên hệ:

• Địa chỉ: 415 Phạm Ngọc Thạch, P Phú Mỹ, TP, Thủ Dầu Một, Tỉnh Bình Dương
• CN Office: Tòa HM Town 412 Nguyễn Thị Minh Khai, P 5, Q3, Hồ Chí Minh.
• ĐT: 1900 2283 - 0909 282 566
• Email: info@huynhgiatrading.com