Hướng dẫn chi tiết cách scan tài liệu từ máy photocopy đơn giản nhất

Công nghệ ngày càng phát triển, những yêu cầu in ấn sử dụng trong văn phòng ngày càng đòi hỏi sự chuyên nghiệp. Để vừa phục vụ trong công việc văn phòng thông thường như photocopy, in ấn, fax,... vừa scan tài liệu từ máy photocopy từ thiết bị này sang thiết bị khác một cách nhanh chóng. Những chiếc photocopy khi phải tích hợp nhiều tính năng trong một thiết bị dẫn đến tình trạng “bị rối” khi sử dụng các tính năng từ máy photocopy. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách scan tài liệu từ máy photocopy qua các thiết bị hoặc với một số máy photocopy phổ biến đơn giản nhất mà bạn có thể làm theo.

Scan là gì?

Scan hay còn biết đến như một thao tác quét các thông tin gồm có các hình ảnh hoặc chữ viết trên bất kỳ bản cứng (giấy tờ hoặc thẻ cứng) nào bằng công nghệ quang học. Công nghệ này giúp ghi nhận các thông tin cần quét trên bản cứng qua ánh sáng sau đó chuyển vào thiết bị lưu trữ bản mềm (thông thường lưu trữ ở bản PDF).

Xem thêm: Cách scan cmnd 2 mặt trên 1 trang

Scan là thao tác quét các thông tin trên bất kỳ bản cứng

Tại sao nên dùng máy photocopy để scan tài liệu?

Các thiết bị hỗ trợ scan tài liệu

Hiện nay để phục vụ scan các thông tin, văn bản, tài liệu một cách thuận tiện nhất có rất nhiều ứng dụng hay những thiết bị hỗ trợ riêng biệt để thực hiện công việc này. Một số thiết bị có thể kể đến như: điện thoại thông minh tích hợp một số ứng dụng hỗ trợ scan tài liệu hoặc hình ảnh, máy scan, máy photocopy,..

Chức năng scan tài liệu trên máy photocopy

Thay vì scan tài liệu bằng các thiết bị như điện thoại di động hoặc các ứng dụng tương tự rồi tiếp tục chuyển đến máy photocopy để in hoặc photo thành nhiều bản. Để tiết kiệm thời gian cũng như công sức và đảm bảo tài liệu được đảm bảo chất lượng. Ngoài ra, nhằm tiết kiệm diện tích và tích hợp đa chức năng các thiết bị trong văn phòng. Sử dụng chức năng scan tài liệu trên máy photocopy là một trong những cách giúp khai thác tối đa công dụng và tính năng của máy photocopy. 

Bên cạnh đó, đối với các tài liệu hay giấy tờ khi được scan thì chất lượng bản photo sẽ rõ nét hơn, chữ, hình ảnh và một số thông tin quan trọng sẽ không bị nhòe từ đó tăng tính xác thực đối với bản in. Một trong số những lý do nên sử dụng chức năng scan tài liệu trên máy photocopy là bản scan sẽ trở thành một trong những cách lưu trữ bản mềm đối với các giấy tờ đã được in ra. Không chỉ có scan bằng các thiết bị khác mà các dữ liệu dùng cách scan tài liệu từ máy photocopy sẽ được chuyển đến các thiết bị như máy tính hay bất kỳ thiết bị khác có cùng ID kết nối mạng với máy photo một cách dễ dàng và nhanh chóng nhất.

Có nhiều người lầm tưởng chức năng scan tài liệu trên máy photocopy là các thao tác giống như chụp ảnh nhưng cả hai thao tác lại hoàn toàn khác nhau. Khi scan một văn bản, bản kết quả sẽ hiển thị ra các file văn bản tương ứng còn khi dùng camera để chụp kết quả sẽ hiển thị ra file ảnh. Lưu ý nếu là file ảnh thì những tài liệu này sẽ không được chấp nhận.

Để tiết kiệm thời gian cũng như công sức và đảm bảo tài liệu được đảm bảo chất lượng

Xem thêm: Photo sổ hộ khẩu không cần tháo ghim như thế nào?

Quy trình cách scan tài liệu từ máy photocopy với các thiết bị khác nhau

Việc tích hợp nhiều chức năng quá nhiều một chiếc máy photocopy khiến gây cản trở cho người dùng bị lẫn lộn khi phân biệt được các thao tác để sử dụng các công cụ đó. Nhất là đối với những người mới sử dụng các công việc liên quan đến in ấn, photo thì chưa nắm rõ các các thao tác sẽ làm chậm trễ các công việc được giao. Để tổng hợp dễ hiểu nhất các thao tác cần làm để scan các tài liệu từ máy photocopy vào máy tính thì tham khảo các quy trình dưới đây, với từng loại máy photo sẽ có những cách scan tài liệu từ máy photocopy vào máy tính khác nhau cần lưu ý.

Cách scan tài liệu từ máy photocopy Ricoh

Để có cách scan tài liệu từ máy  photocopy Ricoh vào máy tính đầu tiên bạn phải thành thạo và hiểu hầu hết các chức năng phím của máy để có thể sử dụng một cách dễ dàng nhất. Để thực hiện thao tác scan, thực hiện lần lượt theo các bước dưới đây:

Bước 1: Khởi động máy và nạp bản gốc vào đúng khay trên màn hình photocopy.

Bước 2:Thực hiện lần lượt các thao tác chọn“ Store File” - “Store Only” để đặt lệnh scan bản gốc tài liệu vừa được đặt trên khay.

Bước 3:Đổi tên File (giúp phân biệt với các file khác có sẵn trong máy). Tiếp tục nhấn “OK”

Bước 4:Chọn lệnh theo đúng nhu cầu cần scan. Dựa vào các lệnh sau để phân biệt nên chọn nút lệnh nào cho phù hợp:

• Scan màu chọn “Full Color/ Text photo”.
• Scan đen trắng chọn “Black & White text” .
• Scan 1 mặt chọn thao tác lần lượt  “Original Feed Type” - “1 Sided Original”.
• Scan 2 mặt chọn thao tác lần lượt“Original Feed Type” - “2 Sided Original”.
• Sắp xếp các file scan chọn “Send File Type / Name”.
• Scan mỗi trang thành 1 file chọn “Single Page”.
• Scan nhiều trang thành 1 file chọn “Multi Page”.

Bước 5:Nhấn “OK” để hoàn thành chuỗi thao tác đã thực hiện.

Bước 6:Nhấn “Start” và đợi file Scan xuất ra bản mềm.

Hướng dẫn cách scan tài liệu từ máy photocopy Ricoh, toshiba

Cách scan tài liệu từ máy photocopy Toshiba

Với máy photo toshiba để tiến hành cách scan tài liệu từ máy photocopy, chúng ta cũng tương tự thực hiện một chuỗi thao tác. Những chuỗi thao tác được thực hiện qua những bước như sau:

Bước 1:Khởi động máy và nạp bản gốc vào đúng khay trên màn hình photocopy.

Bước 2:Thực hiện lần lượt các thao tác chọn  “Scanner” - “Store File” - “Store Only”. Để bắt đầu đặt lệnh Scan trên máy.

Bước 3:Đổi tên file tài liệu Scan.

Bước 4:  Thực hiện thao tác “Edit”. Sau đó chọn những chế độ cần thực hiện, những chế độ Scan như sau:

• Scan 1 mặt chọn “Single”.
• Scan 2 mặt chọn  “Tablet”.
• Scan toàn bộ các thông tin có thể gồm chữ và ảnh chọn “Text/photo”.
• Scan chữ riêng chọn “Text”

Bước 5:Để xác nhận chuỗi thao tác và hoàn thành thực hiện các lệnh “Enter” - “Start”.

Cách scan tài liệu từ máy photocopy canon

Đối với dòng máy photocopy canon không giống như hai dòng máy ricoh và toshiba, hầu hết các loại thuộc hai dòng này đều hỗ trợ tính năng Scan tài liệu hay hình ảnh. Với dòng máy photocopy canon trước khi tìm cách scan tài liệu từ máy photocopy canon vào máy tính thì phải kiểm tra xem dòng máy của bạn có hỗ trợ chức năng Scan tài liệu hay không? Nếu máy của bạn có hãy thao tác theo các bước dưới đây:

Bước 1:Khởi động máy (ấn nút nguồn nằm trên máy)

Bước 2:Đặt tài liệu vào đúng khay trên màn hình máy photocopy.

Bước 3:Thực hiện lần lượt các thao tác “Scanner” - “Manual Entry” (trên màn hình).

Bước 4: Nhấn vào phần “Enter E-mail” và điền chỉ email của bạn.

Bước 5:Nhấn “OK” để hoàn tác các thao tác đã làm sau đó đợi tài liệu tải lên file mềm.

Cách chuyển file scan tài liệu từ máy photocopy vào máy tính

Sau khi thực hiện xong các thao tác để Scan tài liệu để có thể lưu trữ hoặc chuyển qua một số thiết bị khác bằng bản mềm bạn có thể thực hiện các thao tác sau để lấy file từ máy photocopy một cách nhanh chóng nhất.  Vào máy tính thực hiện lần lượt các thao tác. Gõ “Start” -  “Run” - nhập địa chỉ IP đã đặt cho máy photocopy. Sau đó vào thư mục “File Share” trên máy photo để nhận được các thông tin, tài liệu vừa thực hiện Scan. 

Với các cách hướng dẫn chi tiết cách scan tài liệu từ máy photocopy đơn giản nhất mà CÔNG TY TNHH CUNG CẤP THIẾT BỊ HUỲNH GIA cung cấp cho bạn hy vọng sẽ giúp bạn không còn loay hoay tìm cách Scan tài liệu tử máy photocopy nữa. Bên cạnh đó, nếu bạn có nhu cầu cần tư vấn mua hoặc thuê các loại máy photocopy với giá cả phù hợp, chất lượng thì hãy liên hệ ngay đến cho HUỲNH GIA qua số hotline: 1900 2283 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng nhất!