Hướng dẫn cách sử dụng máy hủy tài liệu an toàn và hiệu quả

Máy hủy tài liệu đã trở thành thiết bị không thể thiếu trong các văn phòng, cơ quan nhà nước và doanh nghiệp hiện đại. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách sử dụng máy hủy tài liệu đúng cách để đảm bảo hiệu quả và kéo dài tuổi thọ thiết bị. Huỳnh Gia Trading sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng máy hủy tài liệu một cách chuẩn xác, an toàn và hiệu quả nhất, từ các bước cơ bản đến xử lý các sự cố thường gặp qua bài viết dưới đây.

Vì sao cần biết cách sử dụng đúng máy hủy tài liệu?

Biết cách sử dụng đúng máy hủy tài liệu là yếu tố then chốt để đảm bảo hiệu quả và an toàn khi làm việc. Việc vận hành đúng kỹ thuật giúp bảo mật thông tin tối đa, đảm bảo các tài liệu nhạy cảm được tiêu hủy triệt để và không thể khôi phục, tránh rò rỉ dữ liệu ra bên ngoài.

Đồng thời, thao tác chuẩn còn kéo dài tuổi thọ máy, hạn chế hỏng hóc và tiết kiệm chi phí sửa chữa. Khi sử dụng thành thạo, bạn có thể tối ưu năng suất làm việc, giúp quá trình hủy tài liệu diễn ra nhanh chóng và không gián đoạn. 

Quan trọng hơn, tuân thủ đúng hướng dẫn còn đảm bảo an toàn cho người sử dụng, tránh các sự cố như kẹt tay, kẹt tóc hay quần áo vào máy.

>> Xem thêm: Máy hủy giấy văn phòng loại nào tốt?

Trình tự sử dụng máy hủy tài liệu từng bước đơn giản

Kiểm tra trước khi khởi động

Trước khi bắt đầu sử dụng máy hủy tài liệu, việc kiểm tra kỹ lưỡng sẽ giúp bạn tránh các sự cố không mong muốn:

• Kiểm tra nguồn điện: Đảm bảo máy được cắm đúng ổ điện với điện áp phù hợp. Không sử dụng dây nối dài không đảm bảo chất lượng.
• Kiểm tra thùng chứa: Đảm bảo thùng chứa giấy vụn chưa đầy. Nếu đã đầy, cần đổ hết giấy vụn trước khi sử dụng.
• Kiểm tra khe hủy: Đảm bảo không có vật lạ như kẹp giấy, ghim bấm bị kẹt trong khe hủy.
• Đặt máy ở vị trí thích hợp: Đặt máy trên bề mặt phẳng, chắc chắn, tránh nơi có nhiều người qua lại để tránh va chạm.
• Đọc hướng dẫn sử dụng: Nếu là lần đầu sử dụng, bạn nên đọc kỹ hướng dẫn sử dụng từ nhà sản xuất để hiểu rõ các tính năng và giới hạn của máy.

>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn sử dụng máy photocopy văn phòng cho người mới chi tiết từ A đến Z

Cấp nguồn và bật máy

Sau khi kiểm tra các yếu tố cơ bản, bạn có thể tiến hành bật máy:

• Cắm phích cắm: Đảm bảo phích cắm được cắm chắc chắn vào ổ điện.
• Bật công tắc nguồn: Các máy hủy tài liệu thường có công tắc nguồn ở mặt trên hoặc bên cạnh máy. Chuyển công tắc sang vị trí "ON" hoặc "AUTO".
• Kiểm tra đèn báo: Nhiều máy hủy tài liệu hiện đại có đèn báo hiệu nguồn. Đèn xanh thường chỉ báo máy đã sẵn sàng hoạt động.
• Chọn chế độ hoạt động: Một số máy có nhiều chế độ như "Auto", "Off", "Rev" (reverse - đảo chiều). Chọn chế độ "Auto" để máy tự động hoạt động khi phát hiện giấy.

Đưa tài liệu vào khe an toàn

Bước này đòi hỏi sự cẩn thận để đảm bảo hiệu quả hủy và an toàn cho người dùng:

• Xác định số lượng giấy phù hợp: Mỗi máy hủy tài liệu có công suất hủy khác nhau, thường từ 5-20 tờ một lần (tùy model). Không nên cho vượt quá khả năng của máy.
• Loại bỏ ghim bấm, kẹp giấy: Dù nhiều máy hiện đại có thể hủy được ghim bấm nhỏ, bạn vẫn nên loại bỏ chúng để tránh làm hỏng lưỡi cắt.
• Đặt giấy thẳng vào khe hủy: Giữ giấy thẳng và đưa nhẹ nhàng vào khe hủy. Đảm bảo ngón tay không quá gần khe hủy.
• Hủy các vật liệu khác: Nếu máy hỗ trợ hủy CD/DVD hoặc thẻ tín dụng, sử dụng khe riêng (thường rộng hơn) được thiết kế cho các vật liệu này.
• Không dùng lực đẩy giấy: Để máy tự kéo giấy vào. Nếu bạn đẩy quá mạnh, có thể gây kẹt giấy.

>> Xem thêm: Hướng dẫn cách in giấy trên máy tính đơn giản và hiệu quả

Chức năng khi gặp sự cố (kẹt giấy, trả ngược)

Khi sử dụng máy hủy tài liệu, đôi khi bạn sẽ gặp phải sự cố như kẹt giấy. Đây là cách xử lý:

• Sử dụng chức năng đảo chiều (Reverse): Khi máy bị kẹt giấy, hãy nhấn nút "Rev" hoặc "Reverse" để máy đẩy giấy ra ngoài.
• Tắt máy trước khi xử lý sự cố nghiêm trọng: Nếu giấy bị kẹt nghiêm trọng, tắt máy và rút phích cắm trước khi xử lý.
• Loại bỏ giấy kẹt từng phần nhỏ: Không cố gắng kéo toàn bộ giấy kẹt ra cùng lúc. Hãy loại bỏ từng phần nhỏ một cách cẩn thận.
• Kiểm tra quá nhiệt: Nhiều máy có cảm biến nhiệt sẽ tự động ngắt khi quá nóng. Trong trường hợp này, để máy nghỉ 15-30 phút rồi sử dụng lại.
• Sử dụng dầu bôi trơn chuyên dụng: Nếu máy thường xuyên bị kẹt giấy, hãy cân nhắc sử dụng dầu bôi trơn chuyên dụng cho máy hủy tài liệu.

>> Có thể bạn quan tâm: Nguyên nhân và cách xử lý lỗi máy in bị kẹt giấy cực kì đơn giản

Xử lý mảnh vụn sau khi hủy

Sau khi hoàn tất công việc hủy tài liệu, bạn cần thực hiện một số bước để đảm bảo máy luôn trong tình trạng tốt:

• Tắt máy: Chuyển công tắc về vị trí "OFF" khi không sử dụng để tiết kiệm điện và tăng tuổi thọ máy.
• Đổ thùng chứa: Không để thùng chứa quá đầy, nên đổ khi đạt 3/4 dung lượng.
• Vệ sinh máy: Lau sạch bên ngoài máy bằng khăn mềm, khô. Tránh sử dụng hóa chất làm sạch mạnh.
• Xử lý giấy vụn đúng cách: Giấy vụn có thể được tái chế. Liên hệ với đơn vị tái chế địa phương để biết cách xử lý phù hợp.
• Bảo dưỡng định kỳ: Thực hiện bảo dưỡng máy định kỳ theo khuyến cáo của nhà sản xuất, thường là 3-6 tháng một lần.

Gợi ý máy hủy tài liệu đáng chú ý tại Huỳnh Gia Trading

Huỳnh Gia Trading cung cấp nhiều dòng máy hủy tài liệu chất lượng cao, phù hợp với nhu cầu đa dạng của khách hàng. Dưới đây là một số model nổi bật:

Máy Hủy Tài Liệu Silicon PS-2200C

Kiểu hủy: Hủy sợi nhỏ (cắt thành sợi kích thước khoảng 4 × 30 mm) 

Công suất hủy: Hủy được 16 tờ A4 (70 g) mỗi lần; tốc độ hủy khoảng >12 m/phút 

Khả năng hủy: Hủy được giấy, thẻ nhựa và đĩa CD/DVD; đi kèm các chức năng như trả ngược giấy khi kẹt, tự động tắt khi kẹt giấy, bảo vệ quá nhiệt và cảnh báo thùng chứa đầy

Khổ giấy hỗ trợ: A4 (miệng hủy rộng 230 mm)

Ưu điểm:

• Thiết kế trang nhã, linh hoạt; vận hành êm (độ ồn thấp), không làm ảnh hưởng đến môi trường làm việc
• Máy được trang bị màn hình hiển thị, cảnh báo khi thùng rác đầy và có bánh xe tiện lợi để di chuyển

Giảm 6%

Máy hủy tài liệu Silicon PS-2200C

4.600.000₫

Máy Hủy Tài Liệu Bonsaii C220B

• Kiểu hủy: Hủy vụn
• Kích thước hủy: 4x12 mm
• Công suất hủy: 10 tờ/lần
• Dung tích thùng chứa: 13 lít
• Ưu điểm: Bảo mật cao với kiểu hủy vụn, khả năng hủy thẻ card

Giảm 10%

Máy hủy tài liệu Bonsaii C220B

2.250.000₫

Máy Hủy Tài Liệu Magitech DM-120C

• Kiểu hủy: Hủy vụn
• Công suất hủy: 10-12 tờ/lần
• Khả năng hủy: Giấy, CD, thẻ tín dụng, ghim bấm
• Tốc độ hủy: 2m/phút
• Ưu điểm: Đa năng, độ ồn thấp, có bánh xe di chuyển tiện lợi

Giảm 6%

Máy hủy tài liệu Magitech DM-120C

3.300.000₫

Lưu ý quan trọng khi sử dụng máy hủy tài liệu

Để đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ máy hủy tài liệu, bạn cần lưu ý những điểm sau:

• Giữ khoảng cách an toàn: Không để trẻ em, vật nuôi, hoặc tay và các vật dễ mắc (cà vạt, tóc dài, trang sức) tiếp xúc gần khe hủy.
• Tuân thủ giới hạn vật liệu: Chỉ hủy những loại giấy, CD/DVD, thẻ nhựa… được nhà sản xuất khuyến nghị. Tránh giấy ướt, giấy nhiệt, phong bì nhựa nếu máy không hỗ trợ.
• Không quá tải công suất: Luôn tuân thủ số tờ tối đa cho mỗi lần hủy để tránh kẹt giấy và giảm tuổi thọ động cơ.
• Cho máy nghỉ định kỳ: Sau khi hủy số lượng lớn tài liệu, tạm dừng để động cơ nguội, nhất là với máy văn phòng không thiết kế cho hoạt động liên tục.
• Bảo dưỡng đúng cách: Vệ sinh lưỡi cắt và bôi dầu chuyên dụng định kỳ. Tuyệt đối không dùng dầu ăn hoặc dầu xe.
• Bảo quản an toàn: Tránh đặt máy gần nguồn nhiệt, ánh nắng trực tiếp hoặc khu vực ẩm ướt để ngăn cháy nổ và chập điện.

Các câu hỏi thường gặp (FAQ)

Tần suất bảo dưỡng máy hủy tài liệu như thế nào là hợp lý?

Đối với máy hủy tài liệu văn phòng thông thường, nên bảo dưỡng 3-6 tháng một lần. Tuy nhiên, nếu sử dụng thường xuyên (hàng ngày), bạn nên rút ngắn thời gian bảo dưỡng xuống 2-3 tháng một lần. Bảo dưỡng bao gồm vệ sinh máy, bôi dầu cho lưỡi cắt và kiểm tra các bộ phận hoạt động.

Có nên dùng túi đựng rác trong thùng chứa của máy hủy tài liệu không?

Có thể sử dụng túi đựng rác trong thùng chứa để tiện cho việc đổ giấy vụn. Tuy nhiên, cần đảm bảo túi không cản trở hoạt động của máy hoặc bị cuốn vào cơ chế hủy. Một số nhà sản xuất có túi đựng rác chuyên dụng cho máy hủy tài liệu.

Máy hủy tài liệu của tôi phát ra tiếng ồn lớn hơn bình thường, tôi nên làm gì?

Tiếng ồn bất thường có thể là dấu hiệu của vấn đề cơ học. Hãy kiểm tra xem có vật lạ bị kẹt trong lưỡi cắt không, sau đó tắt máy và rút phích cắm. Nếu không tìm thấy vấn đề rõ ràng, hãy bôi dầu máy hủy tài liệu chuyên dụng vào lưỡi cắt. Nếu tiếng ồn vẫn tiếp tục, nên liên hệ với chuyên gia kỹ thuật.

Có thể hủy bao nhiêu tờ cùng một lúc?

Mỗi máy hủy tài liệu có công suất hủy khác nhau, thường từ 5-20 tờ giấy 70gsm một lần. Bạn nên kiểm tra thông số kỹ thuật của máy và không nên vượt quá con số này để tránh kẹt giấy và hỏng máy. Các máy công nghiệp có thể hủy nhiều tờ hơn, lên đến 30-40 tờ một lần.

Máy hủy tài liệu có thể hủy được những vật liệu nào ngoài giấy?

Tùy thuộc vào model, nhiều máy hủy tài liệu hiện đại có thể hủy:

• Thẻ tín dụng
• Đĩa CD/DVD
• Thẻ nhựa
• Ghim bấm, ghim kẹp nhỏ
• Tài liệu có kẹp giấy

Tuy nhiên, bạn nên kiểm tra hướng dẫn sử dụng để biết chính xác máy của bạn có thể hủy những vật liệu nào.

Kết Luận

Máy hủy tài liệu là thiết bị quan trọng giúp bảo vệ thông tin nhạy cảm và duy trì môi trường làm việc ngăn nắp. Huỳnh Gia Trading tự hào cung cấp đa dạng các dòng máy hủy tài liệu chất lượng cao từ nhiều thương hiệu uy tín như Silicon, Bonsaii, Magitech với đầy đủ các kiểu hủy (hủy sợi, hủy vụn, hủy siêu vụn) phù hợp với nhu cầu đa dạng của khách hàng. Đặc biệt, chúng tôi còn cung cấp dịch vụ bảo hành, bảo dưỡng và tư vấn sử dụng chuyên nghiệp.

Hãy liên hệ với Huỳnh Gia Trading ngay hôm nay qua Hotline 1900 2283 - 0909 282 566 hoặc truy cập website https://huynhgiatrading.com để được tư vấn chi tiết về sản phẩm phù hợp với nhu cầu của bạn.