Những lưu ý khi chọn mua máy quét mã vạch năm 2024

Việc lựa chọn một loại máy quét mã vạch phù hợp với quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp là điều cần thiết để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Mỗi loại máy quét có những đặc điểm và chức năng riêng, do đó, việc hiểu rõ các tính năng cũng như ứng dụng của chúng sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng đắn.

1. Đôi nét về máy quét mã vạch

1.1. Máy quét mã vạch là gì? 

Máy quét mã vạch là một thiết bị điện tử được sử dụng để đọc và nhận diện các mã vạch được in trên sản phẩm hoặc hàng hóa. Mã vạch thường chứa thông tin về sản phẩm như giá cả, mô tả, xuất xứ, và các thông tin khác liên quan đến hàng hóa.

Khi máy quét mã vạch quét qua mã vạch, nó sẽ sử dụng công nghệ quang học để phát hiện các đường màu sáng và tối trong mã vạch, từ đó chuyển đổi thông tin này thành dữ liệu số mà hệ thống có thể nhận diện và xử lý. Các máy quét mã vạch có thể được phân loại thành nhiều loại khác nhau, bao gồm:

1. Máy quét cầm tay: Dễ sử dụng và linh hoạt, thích hợp cho các môi trường bán lẻ hoặc tại kho.

2. Máy quét để bàn: Thường được sử dụng tại các quầy thu ngân trong cửa hàng, giúp quét sản phẩm nhanh chóng.

3. Máy quét không dây: Cung cấp tính linh hoạt cao hơn, cho phép người dùng di chuyển tự do khi quét mã vạch.

4. Máy quét cố định: Thường được lắp đặt ở các điểm cố định như cửa ra vào hoặc băng chuyền tự động, giúp quản lý hàng hóa một cách hiệu quả.

Máy quét mã vạch đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý và bảo đảm tính chính xác trong quá trình giao dịch, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.

1.2. Cấu tạo và cơ chế hoạt động

Máy quét mã vạch có cấu tạo gồm ba phần chính: 

• Bộ phận giải quét mã vạch
  • Bộ phận quét mã sẽ phát ra một chùm tia sáng rọi vào ký hiệu mã vạch có sẵn để lấy thông tin trên mã vạch.
  • Dựa vào công nghệ chế tạo, bộ phận này được chia làm 2 loại mã vạch scanner: laser scanner và CCD scanner.CCD scanner bao gồm một dãy đèn LED với các tia sáng phát ra tạo thành một vệt sáng chiếu thẳng và cắt ngang qua bề mặt mã vạch. Sau đó thông tin được thu lại và truyền đến máy chủ. Bộ phận quét công nghệ CCD scanner có độ chính xác cao và khá bền. Tuy nhiên công nghệ này cũng có hạn chế khi chỉ quét được trên mặt phẳng có cự ly gần, không quét được mã vạch theo chiều cong như trên chai, lọ…Laser scanner gồm một mắt đọc giống như đầu đĩa VCD, phát ra tia laser màu đỏ. Sau đó thông qua kính phản xạ để tạo thành vệt sáng cắt ngang qua bề mặt mã vạch. Máy quét dùng công nghệ laser rất nhạy và độ chính xác cao, có thể quét mã vạch trên bề mặt cong và quét cự ly xa. Tuy nhiên hạn chế của laser scanner là kém bền, trong thời gian dài sử dụng dẫn đến hiện tượng kén mã vạch và không nhận diện được mã vạch.
• Bộ phận truyền tín hiệu: đóng vai trò phát ra các xung điện tượng trưng cho các vạch, các khoảng trống và ký hiệu mà bộ phận quét mã đã quét. Bộ phận quét mã vạch và bộ phận truyền tín hiệu được tích hợp trên cùng đoạn mạch.
• Bộ phận giải mã: nhận tín hiệu xung điện từ bộ phận truyền tín hiệu và giải mã vạch, sau đó giải mã theo lập trình có sẵn trong bộ nhớ. Khi giải mã thành công, máy sẽ phát ra tiếng “bíp”. Trong trường hợp không phát ra tín hiệu gì chứng tỏ bộ phận giải mã không giải mã được mã vạch đó.

Cơ chế hoạt động của máy quét mã vạch:

• Máy quét mã hoạt động dựa trên nguyên lý quang điện
• Khi hệ thống chiếu sáng phát ra các chùm tia sáng cực tím màu đỏ. Chùm ánh sáng này sẽ dò, quét, nhận diện và đọc mã vạch. Khi nhận diện được mã vạch máy sẽ phát tín hiệu “bíp”
• Tiếp đó, máy quét sẽ phản xạ đến bộ phận cảm biến rồi gửi tín hiệu đến bộ giải mã. Bộ giải mã sẽ tiến hành phân tích và giải mã vạch
• Sau khi giải mã xong và cho ra kết quả bằng chữ số, dữ liệu sẽ được kiểm tra và dán vào văn bản
• Văn bản được gửi đến phần mềm máy tính, máy sẽ tham chiếu và truy xuất dữ liệu lưu trữ của bộ nhớ
• Kết thúc quá trình mã hóa, kết quả sẽ hiện trên màn hình máy tính. Quá trình này chỉ diễn ra trong một vài nano giây

1.3.  Ưu & nhược điểm máy quét mã vạch

Ưu điểm:

• Được ứng dụng rộng rãi trong lĩnh vực bán lẻ
• Khi doanh nghiệp bạn sở hữu máy quét mã vạch, bạn có thể đọc tất cả các thông tin liên quan đến sản phẩm, hàng hóa
• Độ chính xác cao hơn so với việc nhập dữ liệu bằng tay, còn cao hơn so với công nghệ RFID 
• Tốc độ quét của máy rất nhanh, giúp cho việc theo dõi số lượng hàng hóa nhanh chóng, cải thiện được năng suất làm việc
• Máy dễ sử dụng và giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đào tạo và thuê thêm nhân công
• Kiểm soát được tình trạng hàng tồn kho, hoạt động được trong nhà máy, kho bãi, ngành công nghiệp cao,…

Nhược điểm:

• Chi phí để mua một máy quét công nghệ sẽ cao hơn một máy quét 2D. Vì vậy đối với những doanh nghiệp nhỏ cần lựa chọn sản phẩm phù hợp với nhu cầu và quy mô kinh doanh.
• Máy quét mã vạch chỉ quét được trong khoảng cách 27cm so với nhãn mã vạch. Nếu đặt quá xa máy sẽ không nhận được tín hiệu mã vạch.
• Máy sẽ dễ bị hư hỏng khi không sử dụng và bảo quản đúng cách, nếu hư hỏng bạn phải tốn thêm chi phí sửa chữa.
• Một số máy quét không quét được các nhãn mã vạch bị tình trạng phai màu, hỏng do bị môi trường phá hủy trong quá trình vận chuyển.
• Một số máy chỉ có thể quét được một số thông tin hạn chế như: giá sản phẩm, nhà sản xuất. Thông tin về hạn sử dụng hay ngày sản xuất không được cập nhật.
• Tính bảo mật thông tin có thể bị đe dọa. Khi bạn vô tình quét trúng mã vạch độc (mã vạch không chính hãng) hệ thống máy tính của bạn sẽ bị xâm nhập, đối tượng xấu sẽ truy cập vào hệ điều hành của bạn và đánh cắp thông tin dữ liệu mật.

1.4. Ứng dụng phổ biến máy quét mã vạch

Không ai có thể phủ nhận tính ứng dụng rộng rãi của máy quét mã trong các lĩnh vực đời sống, sản xuất, kinh doanh: 

• Trong lĩnh vực bán lẻ như siêu thị, nhà thuốc,…: máy quét mã sẽ giúp thu ngân kiểm tra và thanh toán hàng hóa nhanh hơn. Ngoài ra, máy quét giúp nhận diện mã vạch sản phẩm, máy in hóa đơn bán hàng, cổng từ an ninh, cân điện tử mã vạch,…
• Trong sản xuất hàng hóa: hàng hóa sản xuất ra sẽ được in mã số mã vạch ngay trên bao bì sản phẩm. Dựa vào mã vạch để biết được số hàng hóa tương ứng đã được sản xuất. Mã số vạch có thể giúp truy xuất nguồn gốc hàng hóa, nơi sản xuất,…
• Trong quản lý kho, xuất – nhập hàng hóa: hàng hóa được dán tem nhãn đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát lô hàng xuất nhập dễ dàng hơn, để điều chỉnh nhập hàng hợp lý, giảm chi phí hàng hư hỏng do tồn kho quá lâu. 

• Trong lĩnh vực y tế: giúp kiểm soát theo dõi hồ sơ bệnh án của bệnh nhân. Sắp xếp lịch trình khám chữa bệnh dễ dàng hơn, hạn chế ghi chép thủ công, tất cả đều cập nhật dữ liệu trên máy tính. Mỗi thiết bị y tế đều có mã vạch giúp cho việc quản lý thiết bị chặt chẽ, tránh xảy ra sai sót.
• Trong ngành thuế: trên mỗi tờ khai thuế của các đơn vị đều có mã vạch 2D đã được mã hóa giúp cho các nhân viên ngành thuế thu thập dữ liệu, kê khai dễ dàng và nhanh chóng hơn. Với máy quét mã vạch, nhân viên ngành thuế có thể cập nhập dữ liệu chỉ với một thao tác quét mã vạch đơn giản.
• Trong thư viện, trường học: trên mỗi cuốn sách đều có mã vạch riêng giúp cho việc quản lý mượn, trả sách ở thư viện dễ dàng hơn, tránh tình trạng mượn sách không trả, mất sách,…

2. Lựa chọn máy quét mã vạch

2.1. Nhu cầu sử dụng

Để lựa chọn máy quét cần xác định doanh nghiệp bạn hoạt động trong lĩnh vực nào, tùy quy mô kinh doanh sẽ chọn máy quét mã phù hợp với doanh nghiệp mình.

Nếu bạn sử dụng máy quét trong các văn phòng, cửa hàng hay siêu thị nhỏ,… nên chọn máy laser có mã 1D, có tốc độ quét nhanh và nhỏ gọn.

Nếu bạn sử dụng máy quét để kiểm kê hàng tồn kho, xuất – nhập hàng hóa. Máy quét hoạt động phải bền, quét được nhiều sản phẩm, mã vạch quét chủ yếu là UPC / EAN. Loại máy quét phù hợp có mã 2D, PDF, không dây kết nối bằng bluetooth.

Nếu sử dụng trong môi trường công nghiệp, tiếp xúc bụi bẩn, điều kiện không khí ảnh hưởng đến đọc mã vạch thì cần lựa chọn sản phẩm tốt để khắc phục tình trạng này. Máy quét mã vạch thường sử dụng tia laser đa tia, máy cố định sẽ phù hợp với điều kiện môi trường nói trên.

2.2. Khả năng kết nối

Để đáp ứng nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp, máy quét mã vạch được thiết kế với nhiều cổng kết nối khác nhau. Tùy vào lĩnh vực kinh doanh, sản xuất để chọn sản phẩm phù hợp. 

Hiện nay, máy quét mã có ba loại cổng kết nối thông dụng:

• Cổng keyboard: khi kết nối máy quét với máy tính cần phải rút dây ra khỏi bàn phím máy tính. Bạn chỉ cần dùng phần mềm văn bản thông thường như excel, word, notepad là có thể cắm vào sử dụng được mà không cần đến driver.
• Cổng USB: bạn có thể gắn trực tiếp máy quét với máy tính, tốc độ quét nhanh và dữ liệu được gửi trực tiếp đến phần mềm văn bản như cổng keyboard.
• Cổng RS – 232: cổng này cần phải cấp thêm nguồn điện 5VDC từ bên ngoài và phải dùng sử dụng thêm phần mềm lập trình riêng. Các loại máy quét để bàn và máy quét 2D thường sử dụng cổng RS – 232.

2.3. Không gian sử dụng

Khi quyết định mua máy quét mã bạn cần lưu ý về không gian sử dụng.

Đối với các cửa hàng, siêu thị nhỏ,… thì nên chọn loại máy dễ cầm, nhỏ gọn, không chiếm nhiều diện tích khi đặt trên bàn, quầy thanh toán. 

Đối với không gian rộng như nhà máy, kho bãi,… không khí nhiều bụi bẩn, nếu sử dụng máy quét dùng cho các cửa hàng, nhà thuốc,… thì sẽ mau hư hỏng. Vì vậy đối với môi trường điều kiện không tốt cần chọn sản phẩm bền, có tính linh hoạt và tốc độ xử lý cực nhanh.

2.4. Theo chức năng

2.4.1. Máy quét mã vạch 1D

• Mã vạch 1D là các mã vạch đen trắng xếp thẳng hàng, xen kẽ nhau. Loại mã này sử dụng công nghệ tia laser hoặc ảnh tuyến tính. Máy quét mã vạch 1D cung cấp thông tin cơ bản: xuất xứ, giá, tên sản phẩm,… 
• Mã vạch 1D bị hạn chế khi quét mã vạch, không phải ký hiệu nào mã vạch 1D cũng quét được. Đối với loại máy quét 1D khi sử dụng phải bắn tia sáng gần và cắt ngang toàn bộ mã vạch cần quét.
• Máy quét 1D là loại máy rẻ nhất thị trường, thường được sử dụng ở các nhà thuốc tây, siêu thị nhỏ, nhà sách,…

2.4.2. Máy quét mã vạch 2D

• Mã vạch 2D là ma trận điểm ảnh, các ô vuông đen trắng xếp thành một khối hình thống nhất.
• Máy quét 2D dùng tia laser, phản xạ qua hệ thống lăng kính để tạo thành chùm sáng nên có thể quét mọi góc độ của ký hiệu mã 1D, 2D.
• Máy quét mã 2D quét được mã vạch 1D và có thể quét được các mã như QR code, Data matrix,… 
• Máy quét mã 2D giúp cho việc quét và tính tiền hàng hóa nhanh chóng, thường được sử dụng ở các siêu thị, trung tâm thương mại lớn,…

2.4.3. Máy quét mã vạch đơn tia

• Máy quét được các mã vạch 1D, tốc độ giải mã thông tin cũng bị hạn chế tùy theo loại mã vạch được quét.
• Tốc độ quét mã vạch của máy quét đơn tia sẽ thấp hơn máy quét đa tia. Khi quét người dùng cần phải cho tia quét cắt ngang mã vạch, đúng hướng thì máy quét mã mới có thể đọc được mã vạch được quét.

2.4.4. Máy quét mã vạch đa tia

• Máy quét được trang bị tia quét laser, khi chiếu tia laser sẽ thông qua tấm kính đặc biệt, chuyển đổi tia laser đơn thành đa tia và được phát ra từ nhiều hướng khác nhau.
• Máy thường được thiết kế để bàn, giúp người dùng thao tác nhanh, cải thiện tốc độ bán hàng.
• Máy có tốc độ nhanh và không phải mất thời gian để ngắm, chiếu tia laser vào mã vạch.
• Máy quét mã vạch đa tia thường được sử dụng trong các siêu thị, cửa hàng bán lẻ,…

2.5. Theo cấu tạo

2.5.1. Máy quét mã vạch không dây 

• Máy quét không dây cho phép đọc mã vạch ở khoảng cách xa trong môi trường ít bụi bẩn, không ẩm ướt
• Thường ứng dụng trong kiểm tra mã vạch tại kho, hàng hóa cồng kềnh, nặng,  với số lượng lớn, tốc độ xử lý nhanh
• Trong môi trường thực tế máy quét quét với khoảng cách 30m – 50m

2.5.2. Máy quét mã vạch để bàn

• Máy quét để bàn thường là loại 2D, có tốc độ cực nhanh từ 1200 scans/s đến 3600 scans/s và đặc biệt có thể quét được các loại mã vạch kém chất lượng.
• Máy được thiết kế từ 20 đến 40 với nhiều góc quét khác nhau, người sử dụng không cần phải đưa chính xác mã vạch vào khu vực quét nhưng máy vẫn quét được. Máy có thể đọc theo mọi hướng: trái / phải, thẳng / nghiêng, trên / dưới… và đều giải mã được. 
• Vì tính tiện lợi nên giúp khách hàng thanh toán nhanh chóng mà không cần chờ đợi lâu. Máy được ứng dụng trong các siêu thị hay các trung tâm thương mại lớn.

2.5.3. Máy quét mã vạch cầm tay

• Loại máy này thường được sử dụng rộng rãi ở siêu thị, nhà sách,… vì tiện lợi, gọn nhẹ dễ di chuyển
• Máy quét cầm tay thường có loại 2D và quét được các mã vạch đa chiều. Cho phép quét và hiển thị thông tin sản phẩm: giá, nơi sản xuất, thông tin sản phẩm,… 
• Đa số loại này đều có kèm chân đứng và giá đỡ nhưng bạn vẫn có thể cầm tay khi sử dụng
• Tốc độ trung bình quét trung bình từ 72 – 500s mỗi lần quét tùy theo máy

2.5.4. Máy đọc mã vạch tự động

• Khi sử dụng người dùng không cần bấm nút mà chỉ cần di chuyển mã vạch sản phẩm đến vùng quét của máy để đọc thông tin mã vạch
• Loại máy mã vạch tự động thường xuất hiện dưới dạng đơn tia hoặc đa tia
• Máy quét thường có chân đế, tích hợp hai chế độ tự động và cầm tay
• Tốc độ quét trung bình từ 72 scans/s đến 3600 scans/s tùy vào loại tia quét

2.5.5 Máy quét mã vạch công nghiệp

• Loại máy quét này dùng để kiểm tra hàng hóa với số lượng lớn, tốc độ xử lý dữ liệu lớn và đòi hỏi độ chính xác cao 
• Máy quét được các loại mã vạch 1D, 2D, đa tia,… 
• Loại máy quét dành cho công nghiệp yêu cầu cao về độ bền và tính linh hoạt của sản phẩm, đáp ứng các hoạt động như kiểm kho, quản lý hàng hóa, nguyên vật liệu. Người dùng cần di chuyển và mang theo bên mình để thu thập mã vạch. 

2.6. Theo mức giá

Tùy vào công nghệ của thiết bị có tích hợp chức năng hay không để chọn mức giá đáp ứng được nhu cầu sử dụng.

Hiện nay, mức giá các sản phẩm máy quét có giá tầm trung thường giao động từ 900.000 VND đến 4.500.000 VND.

Một số máy có công nghệ cao sẽ có mức giá từ vài chục đến vài trăm triệu. Mức giá sản phẩm còn phụ thuộc vào thương hiệu bạn chọn, tương ứng dòng sản phẩm khác nhau.

3. Một số điều cần biết khi sử dụng máy quét mã vạch

Để máy hoạt động tốt bạn cần lưu ý một số điểm sau đây:

• Cần chọn loại máy phù hợp với không gian làm việc, môi trường làm việc để có thể tiết kiệm chi phí
• Vệ sinh và bảo vệ đầu đọc mã là điều cần thiết để máy quét không bị lỗi khi quét, đảm bảo độ chính xác thông tin cao
• Khi vệ sinh máy không nên sử dụng chất tẩy rửa có dung môi hữu cơ để tránh gây hại lớp vỏ ngoài thân máy. Không được tự ý tháo dỡ các bộ phận của máy, chỉ nên vệ sinh bên ngoài bằng cách lau bằng vải sạch.
• Không đặt máy quét mã trong môi trường nhiều bụi bẩn, nhiệt độ cao,… để tránh làm máy hư hỏng. Hãy đặt máy môi trường nhiệt độ bình thường, sạch sẽ không ẩm ướt để máy hoạt động ở trạng thái tốt nhất.
• Khi chọn mua máy quét mã vạch cần chọn hãng sản xuất chính hãng, để công suất hoạt động đạt hiệu quả tốt nhất, tránh mua phải kém chất lượng
• Vệ sinh máy quét mã đúng cách

4. Tổng kết

Tổng kết lại, thông qua những thông tin mà Máy Văn Phòng Huỳnh Gia đã cung cấp, bạn đã có cái nhìn toàn diện hơn về máy quét mã vạch. Trong bối cảnh thị trường có nhiều thương hiệu và sản phẩm đa dạng, việc xác định rõ ràng nhu cầu sử dụng cũng như điều kiện môi trường làm việc là rất quan trọng để lựa chọn được thiết bị phù hợp nhất. Qua đó, bạn sẽ không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý hàng hóa mà còn đạt được sự hài lòng tối đa trong quy trình kinh doanh của mình.