Hướng dẫn các bước cài đặt set khổ giấy máy in mã vạch 1,2,3 tem

Việc set khổ giấy máy in mã vạch 2 tem đúng cách giúp đảm bảo quá trình in tem diễn ra chính xác, tránh lệch nhãn, sai kích thước. Bài viết này của Huỳnh Gia Trading sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước cài đặt cho các loại tem 1, 2, 3 phổ biến, từ cài đặt driver đến xử lý lỗi thường gặp.

Vì sao cần cần thiết lập set khổ giấy máy in mã vạch?

Set khổ giấy máy in mã vạch giúp in tem nhãn đúng vị trí, không lệch hoặc tràn lề, đặc biệt khi in 2 tem hoặc 3 tem. Thiết lập đúng khổ giấy giúp nội dung in ra rõ nét, căn chỉnh chính xác với kích thước tem thực tế.

Thông thường, khổ giấy được cài đặt sẵn khi mua máy. Tuy nhiên, nếu thay đổi kích thước tem hoặc in từ phần mềm không chuyên như Word, Excel, máy có thể không nhận diện được khổ giấy, gây lỗi in. Lúc này, người dùng cần thiết lập lại khổ giấy thủ công để đảm bảo chất lượng in.

Xem thêm: Máy in mã vạch là gì? Cấu tạo, nguyên lý hoạt động và ứng dụng thực tế

Cài đặt driver trước khi set khổ giấy máy in mã vạch

Để set khổ giấy máy in mã vạch hiệu quả, trước tiên người dùng cần cài đặt đúng driver cho máy in trên máy tính. Driver đóng vai trò kết nối giữa máy tính và máy in, giúp thiết lập và gửi lệnh in chính xác.

Nếu không cài hoặc cài sai driver, máy in có thể không nhận lệnh hoặc không hiển thị tùy chọn khổ giấy. Bên cạnh đó, cần đảm bảo máy in đã được nạp giấy và mực để quá trình in diễn ra thuận lợi sau khi thiết lập.

>> Xem thêm: Hướng dẫn cách khắc phục lỗi máy in nhận lệnh nhưng không in được, hay nhận lệnh chậm

Cách cài đặt set khổ giấy máy in mã vạch 1 tem

Để set khổ giấy máy in mã vạch 1 tem, bạn cần chuẩn bị file thiết kế tem nhãn (ví dụ file PDF) với kích thước phù hợp và cuộn decal tương ứng. Quy trình thực hiện:

Bước 1: Truy cập Control Panel > View Devices and Printers, nhấn chuột phải vào máy in mã vạch đang sử dụng, chọn Printing Preferences.

Bước 2: Trong cửa sổ mới, chọn Page Setup > Portrait > New để tạo khổ giấy mới.

Bước 3: Tại cửa sổ New Stock, nhập thông số:

• Name: Đặt tên khổ giấy.
• Type: Chọn Die-Cut Labels.
• Label Size: Điền chiều rộng (Width) và chiều cao (Height) của tem (ví dụ 100x50mm).
• Exposed Liner Widths: Điền thông số biên trái (Left) và biên phải (Right).

Bước 4: Nhấn OK > Apply > OK để lưu.

Bước 5: Mở file PDF, chọn Print (Ctrl + P), thiết lập Copies, chọn Fit to printer margins, Portrait và nhấn OK để in.

Xem thêm: 10 Loại máy in bluetooth cầm tay chính hãng, phổ biết nhất 2025

Hướng dẫn thiết lập set khổ giấy máy in mã vạch 2 tem

Quy trình set khổ giấy máy in mã vạch 2 tem tương tự 1 tem, nhưng ở phần Label Size, bạn cần tính tổng chiều rộng của 2 tem trên cùng một hàng. Ví dụ, in tem 50x45mm x 2 thì Width = 100mm.

Bước 1: Control Panel > View Devices and Printers, nhấn chuột phải vào driver máy in, chọn Printing Preferences.

Bước 2: Chọn Page Setup > Portrait > New và nhập thông số khổ giấy:

• Name: Đặt tên khổ giấy.
• Type: Die-Cut Labels.
• Label Size: Width = chiều rộng của 2 tem, Height = chiều cao tem.
• Exposed Liner Widths: Điền biên trái, biên phải.

Bước 3: Lưu thiết lập bằng OK > Apply > OK.

Bước 4: Khi in, mở file PDF > Print (Ctrl + P), chọn thiết bị in, nhập số bản in trong Copies, tích chọn Fit to printer margins, Portrait, rồi nhấn OK.

Mẹo: Số lượng tem cần in chia 2 để ra số lượng nhập trong Copies.

Cách set khổ giấy máy in mã vạch 3 tem

Để set khổ giấy máy in mã vạch 3 tem, quy trình thực hiện giống như 2 tem, nhưng Label Size (Width) cần bằng tổng chiều rộng của 3 tem trên 1 hàng. Ví dụ, với tem 35x22mm x 3, nhập Width = 105mm.

Bước 1: Control Panel > View Devices and Printers, chọn máy in > Printing Preferences.

Bước 2: Page Setup > Portrait > New, nhập thông số khổ giấy:

• Name: Đặt tên.
• Type: Die-Cut Labels.
• Label Size: Width = tổng chiều rộng 3 tem, Height = chiều cao tem.
• Exposed Liner Widths: Điền biên trái, biên phải.

Bước 3: Nhấn OK > Apply > OK để lưu.

Bước 4: Mở file PDF > Print (Ctrl + P), chọn máy in, nhập số bản in trong Copies (chia số tem cần in cho 3), tích Fit to printer margins, Portrait, rồi nhấn OK.

>> Tham khảo thêm: Hướng dẫn khắc phục lỗi không set mặc định được máy in

Các điều cần lưu ý khi set khổ giấy máy in mã vạch

Để đảm bảo quá trình set khổ giấy máy in mã vạch diễn ra chính xác và tránh lỗi khi in, bạn cần ghi nhớ những lưu ý quan trọng sau:

• Khớp kích thước giữa tem và file thiết kế: File thiết kế tem cần trùng khớp với kích thước tem thực tế đang lắp trong máy. Ví dụ, nếu bạn thiết kế tem 100x55mm thì decal cũng phải là 100x55mm. Với tem nhiều hàng (như 3 tem 35x22mm), bạn cần sử dụng cuộn decal 105x22mm.
• Giấy và mực được lắp đúng cách: Kiểm tra giấy in (decal, giấy nhiệt…) và mực in có phù hợp, còn đủ và được lắp chính xác trong máy in.
• Đảm bảo driver đã cài đặt: Trước khi set khổ giấy, máy tính cần được cài đúng driver và nhận máy in đầy đủ. Thiếu driver hoặc cài sai có thể khiến máy không hiển thị các tùy chọn khổ giấy.

Theo nghiên cứu từ Đại học Công nghệ Rochester (RIT), có đến 32% lỗi in tem xuất phát từ việc chọn sai loại giấy. Vì vậy, bên cạnh thao tác set khổ giấy, hãy luôn ưu tiên kiểm tra kỹ chất liệu và quy cách giấy trước khi in.

>> Tham khảo thêm: Phân biệt các loại mực in sử dụng nhiều nhất trong in ấn hiện nay

Sau khi set khổ giấy máy in mã vạch cần làm gì?

Khi hoàn tất việc set khổ giấy máy in mã vạch, bạn nên in thử từ 1–2 con tem để kiểm tra độ chính xác trước khi in số lượng lớn. Điều này giúp bạn tránh lãng phí giấy, mực và thời gian nếu phát sinh lỗi căn chỉnh.

Ngoài ra, hãy lưu lại thiết lập vừa tạo bằng tên riêng biệt để dễ dàng chọn lại trong những lần in sau, không cần cài đặt lại từ đầu. Chỉ cần vào mục tùy chọn khổ giấy, chọn đúng tên đã lưu, nhấn Apply > OK là hoàn tất.

Nếu sau khi thiết lập mà máy in vẫn không nhận lệnh, in sai vị trí hoặc bị lệch, bạn nên thử gỡ và cài lại driver hoặc liên hệ nhà cung cấp thiết bị để được hỗ trợ kỹ thuật kịp thời.

Một số lỗi thường gặp khi cài đặt khổ giấy

Trong quá trình set khổ giấy máy in mã vạch, người dùng có thể gặp phải nhiều lỗi ảnh hưởng đến chất lượng in. Dưới đây là những lỗi phổ biến và cách khắc phục:

• Tem in sai kích thước: Nguyên nhân thường do nhập sai thông số khổ giấy hoặc nhầm đơn vị đo (mm, inch). Hãy kiểm tra lại cài đặt trong driver và phần mềm thiết kế để đảm bảo khớp với kích thước tem thực tế.
• Tem bị lệch so với vị trí chuẩn: Có thể do giấy không được lắp đúng vị trí hoặc chưa căn chỉnh lề trong phần mềm in. Kiểm tra lại trục cuốn giấy và điều chỉnh căn lề.
• Máy in không nhận khổ giấy mới: Lỗi này thường xuất hiện nếu driver bị lỗi hoặc chưa cập nhật. Hãy thử khởi động lại máy in và máy tính hoặc thực hiện hiệu chỉnh (calibration) trực tiếp trên máy in.

Để hạn chế lỗi, trước khi in số lượng lớn, bạn nên in thử 1–2 tem để kiểm tra. Việc test trước không chỉ giúp tiết kiệm giấy, mực mà còn đảm bảo kết quả in đạt chất lượng như mong muốn.

>> Xem thêm: Máy in tem nhãn phụ sản phẩm nhanh chóng

Set khổ giấy máy in mã vạch của các thương hiệu có khác nhau không?

Thực tế, quy trình set khổ giấy máy in mã vạch giữa các thương hiệu như Zebra, Ring, Honeywell, Toshiba,… đều tương tự nhau, đặc biệt khi thao tác trên driver máy in hoặc phần mềm in PDF, Word, Excel.

Các bước cơ bản như truy cập Printing Preferences, chọn Page Setup > New, nhập thông số khổ giấy đều được hỗ trợ gần như đồng nhất trên mọi thương hiệu. Do đó, bạn có thể áp dụng chung hướng dẫn cho hầu hết các dòng máy in mã vạch hiện nay.

Tuy nhiên, để thao tác thành công, điều quan trọng là máy tính của bạn phải cài đúng driver tương ứng với thương hiệu máy in đang sử dụng. Driver sai phiên bản có thể khiến thiết bị không nhận lệnh hoặc hiển thị thiếu tùy chọn khổ giấy.

>> Xem thêm: Hướng dẫn cách in 2 mặt trong Excel 2010, 2013, 2016 trên máy in Canon, HP, Brother

Các câu hỏi thường gặp

1. Làm sao biết máy in của tôi hỗ trợ khổ giấy nào?
Bạn cần xem thông số kỹ thuật của máy, đặc biệt là “print width” – chiều rộng đầu in. Khổ giấy được hỗ trợ phải nhỏ hơn hoặc bằng độ rộng đầu in.

2. Tôi có thể tự tạo khổ giấy mới không?
Hoàn toàn có thể. Tuy nhiên, cần đảm bảo khổ giấy bạn tạo đúng với kích thước cuộn tem đang sử dụng để tránh lỗi căn lề hoặc sai kích thước khi in.

3. Làm sao để tận dụng tối đa khổ giấy khi thiết kế tem?
Hãy chọn kích thước tem phù hợp, bố trí nội dung hợp lý và dùng phần mềm chuyên dụng (như Bartender, Zebra Designer…) để tối ưu hóa bố cục, giúp tiết kiệm giấy và chi phí.

4. Có cách nào kiểm tra khổ giấy đã đúng chưa trước khi in nhiều?
Có. Bạn nên in thử từ 3-5 tem để kiểm tra độ chính xác về vị trí, kích thước và tính thẩm mỹ trước khi in hàng loạt.

5. Sau khi đổi khổ giấy có cần hiệu chỉnh máy không?
Có. Bạn nên thực hiện calibration để máy in nhận dạng đúng khổ giấy mới, tránh lỗi khi in.

6. Tôi có thể tạo mã vạch bằng phần mềm thiết kế đồ họa không?
Một số phần mềm như Adobe Illustrator, CorelDRAW có hỗ trợ tạo mã vạch thông qua font hoặc plugin. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác theo chuẩn GS1, bạn nên dùng các công cụ chuyên dụng như Barcode Studio, Zebra Designer hoặc Online Barcode Generator.

Hy vọng qua hướng dẫn chi tiết trong bài viết, bạn có thể dễ dàng set khổ giấy máy in mã vạch 2 tem, 1 tem hoặc 3 tem một cách chính xác và nhanh chóng. Nếu gặp khó khăn hoặc cần tư vấn thêm về thiết bị, hãy liên hệ ngay với Huỳnh Gia Trading để xem thêm các sản phẩm và dịch vụ hỗ trợ tốt nhất.