Cách xem trước khi in và chỉnh sửa bằng Print Preview trong Word

Bài viết từ Huỳnh Gia Trading sẽ giúp bạn hiểu print preview là gì và cách xem trước khi in trong Word để kiểm tra bố cục, căn lề, hình ảnh trước khi in. Đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn tiết kiệm thời gian, giấy và mực in, đồng thời tránh lỗi trình bày trên bản in.

Print Preview là gì?

Print Preview là tính năng cho phép bạn xem trước phiên bản in của tài liệu trên màn hình máy tính trước khi thực sự in ra giấy. Đây là công cụ giúp bạn hình dung chính xác cách bố cục, căn lề, phông chữ, hình ảnh và màu sắc sẽ hiển thị trên bản in.

Với Print Preview, bạn không chỉ tiết kiệm giấy và mực in mà còn hạn chế tối đa việc phải in đi in lại do lỗi trình bày.

>> Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Kết Nối Máy In Qua Mạng LAN Đơn Giản, Nhanh Chóng

Vì sao cần xem trước khi in trong Word?

Khi soạn thảo tài liệu trong Word, thao tác xem trước khi in (Print Preview) là bước quan trọng giúp bạn đảm bảo bản in đạt chất lượng tốt nhất. Việc này không chỉ giúp bạn phát hiện kịp thời các lỗi định dạng như căn lề sai, font chữ thay đổi hay bố cục bị lệch, mà còn hạn chế tình trạng phải in đi in lại nhiều lần.

Một số lợi ích nổi bật khi sử dụng tính năng xem trước khi in:

• Phát hiện lỗi nhỏ: Kiểm tra các lỗi chính tả, khoảng cách, xuống dòng… mà trong quá trình nhập liệu có thể bỏ sót.
• Đảm bảo bố cục chuẩn: Xem được toàn bộ bố cục, vị trí hình ảnh, bảng biểu để tránh bị cắt hoặc tràn ra ngoài lề.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Giúp giảm số lần in thử, tiết kiệm giấy và mực in.
• Hình dung bản in thực tế: Biết chính xác tài liệu sẽ hiển thị như thế nào khi in ra bản cứng.

>> Xem thêm: Cách tạo danh mục hình ảnh trong Word tự động, siêu dễ và nhanh trong 30s

Cách xem trước khi in hay chỉnh sửa Word trong Print Preview

1. Đối với phiên bản Word 2010, 2013, 2016, 2019

Trong các phiên bản Word từ 2010 trở đi, tính năng Print Preview đã được tích hợp trực tiếp trong cửa sổ in, giúp bạn vừa xem trước tài liệu vừa điều chỉnh các thiết lập in.
Các bước thực hiện:

• Bước 1: Mở file Word cần in, chọn File → Print hoặc nhấn Ctrl + P để mở nhanh.
• Bước 2: Màn hình sẽ hiển thị khung xem trước bản in ở bên phải, cho phép bạn cuộn để kiểm tra toàn bộ trang.
• Bước 3: Nếu phát hiện lỗi (lệch lề, xuống dòng sai, hình ảnh mờ…), bấm Back để quay lại chế độ soạn thảo, chỉnh sửa và xem lại.

>> Xem thêm:

• Cách chỉnh máy in đậm hơn của mực in ai cũng làm được
• Nguyên nhân và cách xử lý lỗi máy in bị kẹt giấy cực kì đơn giản

Bạn có thể thêm Print Preview Edit Mode vào Quick Access Toolbar nếu muốn chỉnh sửa trực tiếp trong chế độ xem trước. Để làm điều này thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Vào File → Options → Quick Access Toolbar
• Bước 2: Chọn All Commands, tìm Print Preview Edit Mode và nhấn Add. Sau đó, chỉ cần nhấp biểu tượng kính lúp trên thanh công cụ để bật chế độ này.

>> Xem thêm: Nguyên nhân và cách khắc phục lỗi máy in bị offline đơn giản, hiệu quả

2. Đối với phiên bản Word 2007

Giao diện Word 2007 có cách mở Print Preview khác với các phiên bản mới hơn:

Bước 1: Mở tài liệu, bấm vào nút Microsoft Office ở góc trên bên trái.

Bước 2: Chọn Print Preview trong danh sách hiện ra.

Bước 3: Tại đây, bạn có thể sử dụng các công cụ trên thanh Ribbon như:

• Print: In tài liệu.
• Page Setup: Chỉnh khổ giấy, căn lề, lặp tiêu đề bảng…
• Zoom: Phóng to/thu nhỏ bản xem trước.
• Next Page / Previous Page: Di chuyển giữa các trang.
• Show Margins: Hiển thị lề trang.
• Close Print Preview: Thoát chế độ xem trước để chỉnh sửa.

>> Xem thêm: Hướng dẫn cài đặt Driver máy in đơn giản, dễ dàng thực hiện

3. Đối với Google Docs

Trên Google Docs, tính năng xem trước khi in nằm chung với cửa sổ in.

• Bước 1: Mở tài liệu cần in, chọn File → Print hoặc nhấn Ctrl + P.
• Bước 2: Cửa sổ xem trước xuất hiện, hiển thị bản in ở bên trái và các tùy chọn cài đặt ở bên phải.
• Bước 3: Bạn có thể điều chỉnh khổ giấy, lề, hướng in… trước khi nhấn Print.

Các lỗi thường gặp khi dùng Print Preview và cách khắc phục

Trong quá trình sử dụng Print Preview để xem trước khi in, người dùng đôi khi gặp một số lỗi khiến bản in không như mong muốn. Dưới đây là các lỗi phổ biến và cách xử lý hiệu quả:

Bố cục hiển thị sai

Nguyên nhân thường do cài đặt khổ giấy, căn lề hoặc hướng in chưa chuẩn.
Cách khắc phục: Kiểm tra lại Page Setup, đảm bảo khổ giấy trùng với loại giấy in, căn lề hợp lý và chọn đúng chế độ in Portrait (dọc) hoặc Landscape (ngang).

>> Xem thêm: Cách Xoay Ngang 1 Trang Giấy Trong Word Đơn Giản, Nhanh Trong 30s

Hình ảnh bị lệch hoặc mất nét

Điều này có thể do chèn ảnh có độ phân giải thấp hoặc căn chỉnh chưa chính xác.
Cách khắc phục: Sử dụng ảnh có độ phân giải cao, điều chỉnh vị trí ảnh trong khung trang và kiểm tra tỷ lệ hiển thị.

Font chữ hiển thị không đúng

Lỗi này thường xảy ra khi máy in không hỗ trợ font chữ bạn dùng.
Cách khắc phục: Cài đặt lại font trên máy tính, chọn font phổ biến (Arial, Times New Roman…) hoặc chuyển tài liệu sang PDF để giữ nguyên định dạng khi in.

>> Xem thêm: Cách sửa lỗi font chữ trong Word khi tải về dễ dàng, nhanh chóng

Bảng biểu bị tràn lề

Bảng có chiều rộng vượt quá khổ giấy sẽ khiến dữ liệu bị cắt mất.
Cách khắc phục: Thu hẹp cột, giảm kích thước chữ hoặc chia bảng thành nhiều phần để vừa khổ giấy.

>> Xem thêm: Hướng dẫn các bước cài đặt set khổ giấy máy in mã vạch 1,2,3 tem

Các câu hỏi thường gặp về Print Preview

Print Preview ở đâu trong Excel?

Trong Excel, bạn nhấn File → Print (hoặc Ctrl + P) để mở Print Preview. Giao diện hiển thị tương tự Word, cho phép bạn xem trước bảng tính trước khi in.

Biểu tượng Print Preview nằm ở đâu?

Trong các phiên bản Word mới, Print Preview được tích hợp trong mục Print. Ở phiên bản cũ hơn, biểu tượng nằm trên thanh công cụ Quick Access Toolbar hoặc trong menu File.

Có chỉnh sửa trực tiếp trong Print Preview được không?

Không. Bạn chỉ có thể xem trước và kiểm tra bố cục. Nếu muốn chỉnh sửa, bạn phải quay lại chế độ chỉnh sửa tài liệu, thực hiện thay đổi rồi xem lại Print Preview.

Qua hướng dẫn của Huỳnh Gia Trading, bạn đã biết Print Preview không chỉ đơn thuần là công cụ xem trước, mà còn là “người gác cổng” đảm bảo bản in của bạn hoàn hảo ngay từ lần in đầu tiên. Dù bạn đang soạn hợp đồng, báo cáo hay tài liệu học tập, hãy luôn dành vài giây để kiểm tra bằng Print Preview trước khi in. Việc này vừa giúp tiết kiệm chi phí, vừa đảm bảo tính chuyên nghiệp cho mọi tài liệu bạn tạo ra.