Hướng Dẫn Cách Kết Nối Máy In Qua Mạng LAN Đơn Giản, Nhanh Chóng

Cách cài máy in qua mạng LAN như thế nào vừa đơn giản, vừa dễ thực hiện? Nếu bạn không rành về công nghệ thông tin, điện tử thì hãy tham khảo ngay bài viết này. Huỳnh Gia Trading sẽ hướng dẫn bạn cách kết nối máy in qua mạng LAN chi tiết từng bước.

Mạng LAN là gì?

Mạng LAN (Local Area Network) là một hệ thống mạng nội bộ dùng để kết nối các thiết bị số như máy tính, laptop, máy in hoặc thiết bị lưu trữ trong phạm vi nhỏ như nhà ở, văn phòng, trường học hoặc doanh nghiệp. Nhờ có mạng LAN, người dùng có thể chia sẻ dữ liệu, tệp tin, thiết bị ngoại vi (như máy in), cũng như truy cập Internet dễ dàng và nhanh chóng.

Mạng LAN thường được triển khai qua cáp mạng Ethernet hoặc kết nối không dây (Wi-Fi), mang đến tốc độ truyền tải cao và độ ổn định tốt. Tùy theo phương thức kết nối, mạng LAN được chia thành hai loại phổ biến:

• Wired LAN (mạng LAN có dây): Sử dụng cáp mạng và các thiết bị như router hoặc switch để kết nối.
• Wireless LAN (WLAN – mạng LAN không dây): Kết nối các thiết bị qua Wi-Fi mà không cần dùng đến dây cáp.

So với mạng diện rộng (WAN), mạng LAN đơn giản hơn, dễ quản lý và thường được kiểm soát bởi tổ chức hoặc cá nhân sử dụng. Đây là nền tảng quan trọng giúp tăng hiệu quả làm việc nhóm, chia sẻ tài nguyên và tối ưu hóa hoạt động trong các môi trường học tập hoặc làm việc.

Xem thêm: Chọn máy in phù hợp với nhu cầu và mực đích sử dụng của mình

Cài máy in qua mạng LAN đem lại lợi ích gì?

Việc cài máy in thông qua mạng LAN không chỉ đơn thuần giúp kết nối thiết bị, mà còn mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho cá nhân và doanh nghiệp, đặc biệt trong môi trường văn phòng hoặc gia đình có nhiều người dùng chung.

• Chia sẻ máy in dễ dàng giữa nhiều máy tính: Nhờ kết nối qua mạng LAN, chỉ cần một máy in là đủ để nhiều máy tính trong cùng hệ thống sử dụng. Người dùng có thể in tài liệu trực tiếp từ thiết bị của mình mà không cần cắm dây hay chuyển file qua máy khác, tiết kiệm thời gian và thao tác.
• Tối ưu chi phí đầu tư thiết bị: Thay vì trang bị nhiều máy in cho từng máy tính, việc dùng chung một máy in giúp giảm đáng kể chi phí đầu tư ban đầu và chi phí bảo trì định kỳ. Đây là giải pháp tiết kiệm hiệu quả cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Tăng năng suất và tính linh hoạt: Người dùng có thể in từ bất kỳ vị trí nào trong phạm vi mạng LAN, không cần di chuyển đến nơi đặt máy in. Điều này tạo điều kiện làm việc linh hoạt hơn, nâng cao năng suất và giảm thời gian chờ đợi.
• Quản lý và bảo trì thuận tiện: Người quản trị hệ thống có thể giám sát tình trạng máy in, cập nhật driver hoặc xử lý sự cố từ xa thông qua mạng LAN. Việc này giúp quá trình quản lý trở nên hiệu quả hơn mà không cần tiếp cận trực tiếp từng thiết bị.
• Tiết kiệm không gian lắp đặt: Một máy in đặt ở vị trí trung tâm có thể phục vụ toàn bộ hệ thống, giúp không gian làm việc gọn gàng, chuyên nghiệp hơn và tránh tình trạng dây nối chằng chịt.

Xem thêm: Cách sửa lỗi máy in nhận lệnh nhưng không in nhanh chóng

Các điều cần chuẩn bị để cài đặt máy in qua mạng LAN

Để quá trình cài đặt máy in qua mạng LAN diễn ra suôn sẻ và không phát sinh lỗi, người dùng cần chuẩn bị đầy đủ thiết bị và cấu hình phù hợp. Dưới đây là các yếu tố cần thiết:

• Máy in hoạt động tốt: Đảm bảo máy in đã được bật, kết nối ổn định với máy tính chủ qua cổng USB hoặc cổng mạng (nếu là máy in có hỗ trợ mạng LAN). Máy in cần được kiểm tra trước để tránh sự cố trong quá trình chia sẻ.
• Máy tính chủ kết nối trực tiếp với máy in: Máy tính này sẽ là thiết bị cài đặt và chia sẻ máy in cho các máy khác trong mạng. Máy chủ cần chạy hệ điều hành Windows 7 trở lên và có trình điều khiển (driver) tương thích với máy in.
• Các máy tính cần kết nối trong cùng mạng LAN: Tất cả các máy tính muốn sử dụng chung máy in phải cùng kết nối vào một hệ thống mạng LAN (dây hoặc Wi-Fi). Mạng ổn định sẽ giúp quá trình chia sẻ và in ấn diễn ra trơn tru hơn.
• Driver máy in đầy đủ: Đảm bảo driver của máy in đã được cài đặt đúng phiên bản trên máy chủ. Với các máy khách, nếu chưa từng sử dụng máy in, hệ thống có thể yêu cầu cài driver khi kết nối lần đầu.
• Quyền truy cập và chia sẻ đã được thiết lập: Cấu hình chia sẻ máy in và quyền truy cập trên máy chủ là bước quan trọng. Người dùng cần bật tính năng chia sẻ máy in và cho phép các máy khác trong mạng LAN truy cập.

Xem thêm: Dấu hiệu nhận biết máy in hết mực và cách xử lý

Cách chia sẻ máy in qua mạng LAN trên máy tính chủ

Việc chia sẻ máy in trên máy tính chủ là bước đầu tiên và quan trọng nhất để các máy tính khác trong mạng LAN có thể kết nối và sử dụng máy in.

Chia sẻ máy in trong Windows

• Bước 1: Mở Control Panel bằng cách nhấn tổ hợp phím Windows + R, gõ control và nhấn Enter.
• Bước 2: Truy cập Devices and Printers (hoặc chọn "Hardware and Sound" > "Devices and Printers").
• Bước 3: Tìm máy in đang kết nối trực tiếp với máy tính, nhấn chuột phải vào máy in đó và chọn "Printer properties".
• Bước 4: Trong cửa sổ mới, chuyển sang tab "Sharing" và đánh dấu vào ô "Share this printer".
• Bước 5: Đặt tên cho máy in để các máy khác dễ dàng nhận diện, sau đó bấm OK để hoàn tất chia sẻ.

Cấu hình quyền truy cập cho các máy khác

• Bước 1: Quay lại Control Panel, chọn Network and Sharing Center.
• Bước 2: Nhấn vào "Change advanced sharing settings" ở thanh bên trái.
• Bước 3: Tại mục Private, bật hai tùy chọn:

- Turn on network discovery

- Turn on file and printer sharing

• Bước 4: Tại mục All Networks, chọn "Turn off password protected sharing" để không yêu cầu mật khẩu khi máy khác kết nối > Nhấn Save changes để lưu cài đặt.

Tham khảo thêm: Hướng dẫn cách in 2 mặt trong Excel 2010, 2013, 2016 trên máy in Canon, HP, Brother

Cách kết nối máy in qua mạng LAN từ máy tính khác

Sau khi máy in đã được chia sẻ từ máy chủ, bạn có thể dễ dàng kết nối nó với các máy tính khác trong cùng mạng LAN bằng nhiều cách khác nhau.

Kết nối máy in bằng địa chỉ IP

• Bước 1: Tìm địa chỉ IP của máy chủ đã chia sẻ máy in.
• Bước 2: Trên máy tính cần kết nối, nhấn Windows + R, nhập \\[địa_chỉ_IP] (ví dụ: \\192.168.1.10) rồi nhấn Enter.
• Bước 3: Một cửa sổ hiện ra hiển thị các thiết bị chia sẻ, bao gồm máy in. Nhấn đúp vào tên máy in để kết nối.
• Bước 4: Hệ thống sẽ tự động cài đặt driver nếu cần. Sau khi hoàn tất, bạn có thể in trực tiếp từ máy tính đó.

Kết nối máy in thông qua máy tính đã chia sẻ

• Bước 1: Mở Control Panel > Devices and Printers.
• Bước 2: Chọn "Add a printer", sau đó nhấn "The printer that I want isn't listed".
• Bước 3: Chọn mục "Select a shared printer by name", sau đó nhấn Browse để tìm đến máy chủ đã chia sẻ máy in.
• Bước 4: Chọn máy in từ danh sách, nhấn Next và làm theo hướng dẫn để hoàn tất quá trình cài đặt.

Kết nối bằng dây mạng (khi không có WiFi)

• Bước 1: Cắm cáp mạng (Ethernet) trực tiếp từ máy in vào router hoặc switch trong mạng LAN.
• Bước 2: Kiểm tra đèn tín hiệu trên máy in để đảm bảo đã kết nối mạng thành công.
• Bước 3: Trên máy tính, vào Devices and Printers > Add a printer. Máy in sẽ được phát hiện tự động nếu đã bật tính năng kết nối mạng.
• Bước 4: Nếu không thấy máy in, chọn TCP/IP Device và nhập địa chỉ IP của máy in để kết nối thủ công. Làm theo hướng dẫn để cài đặt driver và hoàn tất kết nối.

Tham khảo thêm: Nguyên nhân và cách sửa máy in bị kẹt giấy đơn giản nhất

Một số lỗi thường gặp khi kết nối máy in qua mạng LAN và cách khắc phục

Việc chia sẻ và kết nối máy in qua mạng LAN nhìn chung khá đơn giản, nhưng đôi khi người dùng có thể gặp phải một số lỗi khiến quá trình kết nối không thành công. Dưới đây là những lỗi phổ biến và cách xử lý hiệu quả.

Máy in không hiển thị trong mạng LAN

Nguyên nhân:

• Máy in chưa được chia sẻ đúng cách trên máy tính chủ.
• Máy tính và máy in không cùng mạng nội bộ.

Cách khắc phục:

• Kiểm tra lại cài đặt chia sẻ trên máy chủ: Vào Control Panel > Devices and Printers > Printer Properties > Sharing, đảm bảo đã bật “Share this printer”.
• Kiểm tra kết nối mạng: Đảm bảo máy tính và máy in cùng kết nối một mạng LAN (cùng Wi-Fi hoặc cùng bộ định tuyến).

Không tìm thấy máy in khi thêm thiết bị

Nguyên nhân:

• Máy in chưa bật hoặc chưa kết nối với mạng.
• Windows không quét được máy in qua mạng LAN.

Cách khắc phục:

• Dùng tùy chọn “The printer that I want isn’t listed” khi thêm máy in, sau đó chọn “Select a shared printer by name” hoặc “Add a printer using TCP/IP address” để kết nối thủ công.
• Đảm bảo máy in có địa chỉ IP hợp lệ và có thể ping từ máy tính.

Máy tính không thể kết nối máy in bằng IP

Nguyên nhân:

• Địa chỉ IP máy in bị thay đổi hoặc không chính xác.
• Tường lửa hoặc phần mềm diệt virus chặn kết nối.

Cách khắc phục:

• Kiểm tra địa chỉ IP của máy in từ bảng điều khiển hoặc trang cấu hình in.
• Ping thử địa chỉ IP từ máy tính (ping 192.168.x.x) để kiểm tra kết nối.
• Tạm thời tắt tường lửa hoặc thêm ngoại lệ cho địa chỉ IP máy in trong phần mềm bảo mật.

Lỗi driver hoặc không thể in

Nguyên nhân: Driver máy in bị lỗi, không tương thích hoặc chưa được cài đặt.

Cách khắc phục:

• Tải và cài đặt driver mới nhất từ trang web chính thức của nhà sản xuất.
• Gỡ driver cũ trong Device Manager, sau đó cài lại từ đầu.
• Dùng công cụ “Troubleshoot” của Windows: Nhấp chuột phải vào máy in > chọn “Troubleshoot”.

Lỗi quyền truy cập hoặc yêu cầu mật khẩu

Nguyên nhân:

• Chế độ bảo vệ chia sẻ bằng mật khẩu đang được bật.
• Máy chủ chưa cấp quyền truy cập in ấn cho máy khác.

Cách khắc phục:

• Vào Control Panel > Network and Sharing Center > Advanced sharing settings, tắt “Password protected sharing”.
• Đảm bảo tài khoản người dùng có đủ quyền sử dụng máy in từ xa.

Kết nối chập chờn hoặc in chậm

Nguyên nhân:

• Mạng LAN không ổn định.
• Máy in ở xa router, tín hiệu yếu.

Cách khắc phục:

• Kiểm tra dây mạng hoặc tín hiệu Wi-Fi.
• Ưu tiên kết nối qua cáp Ethernet để đảm bảo tốc độ ổn định.

Xem thêm: Top 3 máy in Canon 2 mặt wifi đáng mua nhất

Lưu ý khi sử dụng máy in qua mạng LAN

Để đảm bảo quá trình in ấn diễn ra mượt mà và hiệu quả khi sử dụng máy in trong mạng LAN, bạn cần ghi nhớ một số điểm quan trọng sau:

• Một máy in có thể kết nối với nhiều máy tính trong cùng mạng LAN, không giới hạn chỉ 1 thiết bị.
• Tất cả thiết bị phải kết nối chung mạng LAN, qua Wi-Fi hoặc cáp Ethernet.
• Cần cài driver máy in đúng trên từng máy tính muốn sử dụng.
• Có thể kết nối thủ công bằng địa chỉ IP nếu không thấy máy in trong danh sách chia sẻ.
• Để hủy lệnh in, nhấp vào biểu tượng máy in trên thanh Taskbar, chọn lệnh và nhấn “Cancel”.
• Muốn ngừng chia sẻ máy in, bỏ chọn “Share this printer” trong phần Printer Properties.

Kết nối máy in qua mạng LAN giúp chia sẻ thiết bị dễ dàng giữa nhiều máy tính, tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả làm việc. Bài viết của Huỳnh Gia đã hướng dẫn chi tiết cách cài đặt, chia sẻ và khắc phục lỗi thường gặp khi in qua mạng LAN. Truy cập ngay website Huỳnh Gia Trading để được tư vấn thiết bị in phù hợp và dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật tận nơi!